Mart 2022

 

---

 

 

Ortaklar ve Personele ödemelerin gizliliği

İstisnasız tüm işletmelerde mümkünse Personel ücretleri gizlidir. Ek olarak işyeri ortaklarının bazı özel işlemlerinin de bazı kişilerce görülmesi hiç istenmez. Öte yandan artık “Ön Muhasebe” işletmelerde olmazsa olmaz yapılardır.

Yapılacak bir çok işlem (Örnek Personele verilecek avans, personele bankadan yapılacak ödemeler, ortakların şahsi banka hesabından yapılan ödemeler ...)  personel/ortak’ı ilgilendirmenin ötesinde Kasa veya bankayı ve sonuçta Muhasebeyi de ilgilendirir.

Ön Muhasebeye işlenen bu tür ödemeler hem işyeri ortaklarının yaptıkları işlemin hem de personele ait ödenen ücretlerin gizliliği prensibi ile bir çok kişi tarafından gözlenemez/raporlanamaz/düzenlenemez olması istenir.

Bazı Ticari programlarda özel kısıtlamalar ile bunlar yapılabilir. Vio Programlarında da benzer çözümler fazlasıyla vardır. Ancak bu yazıda “hiç bir ön tanım vermeden bazı kısıtlamaların otomatik olarak oluşması” anlatılacaktır.

 

 

Otomatik Cari Tip kısıtlaması

Vio Ön Muhasebe Cari Tiplerinde “PER: Personel” ve “ORT: Şirket Ortakları” Cari tipleri varsayılan olarak vardır. Bu tipler ana kullanıcı hariç diğer kullanıcılarda varsayılan olarak “kısıtlı” kabul edilir (Benzer şekilde başka tipler de oluşturulup onlar da kısıtlı olarak tanımlanabilir).

 

 

Normalde ana kullanıcılar için Cari tipi PER/ORT olan Cari kodlar gözlenebilir, düzenlenebilir.

 

 

Ancak aksi belirtilmedikçe normal kullanıcılar için “Cari  Tipi” PER/ORT olan cari hesaplar listelere gelmez.

 

 

Hatta “Ana kullanıcı” dışında Cari tip listesine bakılırsa bu tür Cari tipler hiç görülmez.

 

 

Listeye gelmeyen cari kod tanımlanmak istenirse veya Bu cari kod ile bir işlem yapılmak istenirse “Bu cari kod tanımlıdır ancak kısıtlama nedeniyle gösterilmeyecektir” benzeri bir uyarı ile işlem yapılması önlenir. Böylece kullanıcı bir şekilde bilse bile illegal şekilde kodunu vererek dahi işlem yapamaz. Raporlarda bu cari hesaplar kısıtlamalı geleceği için anılan Personel veye şirket ortakları için cari ekstre veya benzer raporlar alınamaz.

Bu işlem aslında Personel bazında “içeriksel kısıtlama” yoluyla yapılabilirdi. Ancak yöntem sistem yöneticisine ek külfetler getirir. En büyük zorluk ise yeni açılan bir kullanıcıya kısıtlama yapılması unutulursa tüm personel ücretlerini görebilir. Bu yeni yöntem ise “varsayılan olarak kısıtlı” bir yapı ortaya koyduğu için unutuma durumunda dahi kısıtlama çalışır.

 

Kısıtlı Tiplere Kısmi İzin verilmesi

Cari tiplerin kısıtlanması durumunda bu tiplere ait Cari hesaplar sadece “Ana kullanıcılar” tarafından gözlenebilir. Oysa işletmelerde ana kullanıcı olmayan bazı kişilerin Şirket ortağı veya Personeller ile bazı işleri yapması gerekebilir. Yani genelde kısıtlanan bazı tiplerin bazı kişilere görme izninin verilmesi gerekir. Bu amaçla kullanıcı tanımlarında “Özel izin” kısmında bu kısıtlama kaldırılabailir.

Kullanıcı tanımında kısıtlanan “Cari tipler” Özel izin olarak gösterilir. Gerekli iznin işaretlenmesi durumunda anılan kullanıcının anılan cari tipi görebilme izni açılmış olur.

 

 

Bu durumda anılan kullanıcı için Cari Tip listesinde izin verilen kodlar gözükür. Cari kod listesinde de bu tiplere ait cari kodlar gözükür.

Öte yandan kullanıcının her ne kadar bu tipe ait olanları görmesine rağmen tip tanımında bir şekilde “kısıtlamayı” kaldırması diğer tüm kullanıcıların istenmeyen carileri görmesine neden olur. Bu yüzden Cari tip tanımında “Varsayılan olarak normal kullanıcılara kısıtlıdır” ifadesi sadece ana kullanıcılar tarafından değiştirilebilir.

Tipi görme yetkisi olan kişiler için bu işaret “kapalı” olarak gözükür.

 

 

Personel Tahakkuklarının Ön Muhasebeye aktarılması

Personel tahakkukları istenirse Ön Muhasebeye aktarılabilir. Bu durumda personel kodlarının baş kısmına özel bir kod ekleyerek Cari kodlar oluşturulur. Oluşan bu personel carilerine personellerin net hakedişleri aktarılır. Bu cari kodlar “PER” cari tipine bağlanır. Böylece Personele ait net hakedişler normalde görülmez sadece özel izin verilen kişiler tarafından gözlenebilir.

Anılan personel cari hesaplarına ait Banka toplu ödemeleri ya da toplu avans benzeri işlemler takip edilebilir.

 

Sonuç;

          - Persnel ve şirket ortakları için varsayılan olarak kısıtlama yapılabilir

          - Benzer şekilde bazı özel tiplerin yine varsayılan olarak kısıtlanması sağlanabilir

          - Herkese kapalı olan bu tipler istenen bazı kişilere özel izin olarak açılabilir

          - Bu şekilde basit şekilde istenemeyen cari hesaplar kapatılabilir

          - Basit şekilde ücret gizliliği sağlanabilir

          - Personel cari hesabına ait avans benzeri işlemler takip edilebilir