Ocak 2022

---

Gelen e-Arşiv Belirlemedeki sorunlar

e-Arşiv XML bilgileri herhangi bir şekilde son kullanıcıya iletilmez.

Özel Entegratörler bazı durumlarda mail yoluyla PDF görüntüyü iletebilir.

Ancak bunun için gönderici firmanın

          - Özel entegratörde e-Arşivlerin mail yoluyla gönderimini istemesi

          - e-Arşiv oluşturduğunda Özel entegratöre “elektronik işleme tabi” olduğunu bildirmesi

          - ve “legal bir mail adresini vermesi” gerekir

Bu koşullarda sadece e-Arşiv faturanın PDF görüntüsü gelebilir. Faturayı yorumlamak amacıyla bir XML bilgisi de gelmez.

Öte yandan e-Arşiv’in son kullanıcıya iletilmesinde yukarıda belirtilen gereksinimlerden birisi dahi eksik ise e-Arşiv son kullanıcıya ulaşmaz.

Bu sorunlar nedeniyle Firmaların Muhasebecisi gelecek e-Arşiv faturalardan her zaman tedirginlik duyar.

Çünkü girilmeyen her fatura usulsüzlüğe girdiği gibi ek olarak kaçırılmış e-Arşivler Kdv beyannamesi ve Ba formuna da işlenemediği için Beyannameler açısından da ayrı ayrı usulsüzlük anlamına gelir ve cezaları vardır.

 

 

GİB’in e-Arşiv Belirlemedeki Rolü

GİB (Gelir idaresi başkanlığı) son zamanlarda her ne kadar yeterli olmasa da bu konuda önemli bir geliştirme yaptı.

İVD (İnteraktif Vergi dairesi) portalında bir süredir gelen e-Arşiv belgeleri yayınlanıyor. Bu belgeler içeriksel veya görüntüsel bir bilgi değildir. Yani bir e-Arşiv faturanın XML veya XML görüntülemesinin çok çok gerisindedir. Ancak nihayetinde “haberimizin olmadığı belgeleri göstermesi” açısından son derece kıymetli bilgilerdir.

 

Bu bilginin nedeni aslında tüm e-işlemlerde GİB’e bilgi verilme zorunluluğunda gizlidir.

e-Fatura, e-İrsaliye, e-Müstahsil gibi e-işleme tabi mükelleflere ulaştırılan belgeler yanısıra e-işleme tabi olmayan mükellefler için düzenlenen e-Arşiv faturalar da GİB’e bildirilir. GİB e-Arşiv’e ait gelen bilgilerden sadece “Başlık bilgisi” denebilecek “Tarih, Fatura no, Vergi No, Gönderici unvan, Fatura Bedeli” gibi bazı bilgileri saklayarak bunları İVD portalında erişime açmaktadır.

 

Kullanıcı vergi numarası ve şifresi ile girdiği zaman İVD portalında /Ödeme Ve Borç İşlemleri/E-Arşiv Faturalarım menüsünden listeleme ekranına girilir.

 

 

Bu listede tarih aralığı verilebilir. Ancak listeleme son derece hantal bir yapıya sahiptir. Tarih aralığı olarak “en fazla 1 haftalık dönem” girilebilir. Yeniden sorgulama ile başka haftalara bakılabilir.

 

 

Seçilen dönem aralığında gelen e-Arşiv belge varsa tek satır halinde “fatura başlık bilgisine ait” bazı bilgiler gösterilir.

Seçilen faturanın içeriği gözlenemez ve fatura görüntüsü alınamaz.

 

 

Kullanıcılar normalde İVD Portalından düzenli olarak kontrol yaparak kaçak e-Arşiv fatuları belirleyebilir. Görüntü olarak elde edilmese dahi gönderici vkn, tarih, numara ve brüt, vergi, sonuç rakamları olduğu için “içeriğini tam belirtmeden” faturayı manuel olarak kaydedebilir. Böylece firma büyük bir cezai yükümlülükten kurtulur.

 

 

VİO Programlarında Gelen e-Arşiv Kontrolu

Vio Programlarında 4.13 sürümlerden itibaren ‘Gelen e-Arşiv Modülü’ eklenmiştir.

Bu modül kullanımda ise

          - Yukarıda belirtilen İVD Portalına ait kontrollar yapılır

          - Belirlenen fatura bilgileri indirilir

          - Var olan faturalar ile eşleştirmesi yapılır

          - Fatura kayıtlarında gelen e-Arşiv bağlantısı araştırılır

          - Ba Formu çekilirken o dönemde belirsiz e-Arşiv varsa uyarılır

Vio’daki bu olanaklar sayesinde gelen e-Arşivleri belirlemenin ötesinde bunların sisteme işlenmesinin kontrolu da yapılmış olur.

 

Ticari Genel parametrelerden açılan “Gelen e-Arşiv işlemleri” ile açılan “Gelen e-Arşiv Listesi” aşağıdaki gibi bir görüntüye sahiptir.

Bu ekranda sarı elips çizgiler ile belirtilen kısımlar

          - Gib’den gelen VKN, Fatura no bilgisinin

          - Vio’daki bir adıma bağlantısının olup olmadığını gösterir

Sonuçta <Belirsiz> olan her fatura bir şekilde sisteme işlenerek yükümlülük tamamlanmış olur.

Not: eğer cari kart içerisinde sadece TCKN yer alıyorsa GİB'ten sadece VKN geldiğinden Bağ.Adım bilgisi sadece kırmızı olacaktır. Bu durumda fişi içeriye alsanız dahi Viodaki fişler ile eşleştirilemeyecektir.

 

Aşağıdaki örnek bir Gelen e-Arşiv faturanın Cari Hizmet kaydı bağlantısını göstermektedir. E-Arşiv bilgisindeki VKN’ye (3900519465) uyan bir Cari hesabın (kod: gdz) Cari hizmette aynı numara (IGB2022000134081) ile Gider kaydı olarak işlenmesi durumunda eşleşme tamamlanmış sayılır.

 

 

Gelen e-Arşiv İndirme ve Değerlendirme

Gelen e-Arşiv listesinde “İletişim Parametreleri” kısmında Kullanıcı VKN ve Şifre belirtilirse bu bilgi İVD Portalından veri çekmek için kullanılır.

Not: e-Belge Modülü açık ise bu iletişim parametresi hazır olarak gelir.

 

 

Gelen e-Arşiv listesinde “Gelen e-Arşiv İndir” işlemi belirtilen tarih aralığı için yapılabilir.

 

 

e-Arşiv indirmede şu işlemler yapılır:

          - İVD portalı en çok “1 haftalık” dönem için sorgulamaya izin verir. Kullanıcı rahatlığı açısından istenen dönem alınır ve birer haftalık aralıklara bölünerek ayrı ayrı sorgulama yapılır

          - Sorgulama sonuçları birleştirilerek yorumlaması yapılır

                    - Bu listeye daha önceden işlenmiş “VKN + Fatura No” bilgisi yeniden geliyorsa alınmaz

                    - Aksinde gelen veri bu listeye işlenir ve “Bağlantı Adım” bilgisi <Belirsiz> yapılır

                    - Gelen veriler toplu olarak Alım Fatura, Cari Hizmet, Kasa Hizmet, Banka Hizmet, Kredi Kart ile Masraf Ödeme adımları kontrol edilir

                    - Hizmet fişlerinin sadece ‘Gider’ olanları (yani alıma esas olanları) kontrol edilir

                    - Bu VKN’ye sahip bir cari hesap için bu birleşik Fatura No’ya sahip bir belge varsa bu belgenin ilgili adıma işlendiği kabul edilir

                    - Adım bağlantısı kurulabilenler için “Bağ.Adım” kolonundaki <Belirsiz> kaldırılarak “Cari Hizmet”, “Alım Fatura” benzeri bulunduğu yer belirtilir

 

Öte yandan aynı listede “Belge Kontrolü” butonu vardır. Bu buton aynı kontrol sürecini yapar. Bu buton bağlantı yanısıra başka ek kontrollar yapılacak ise kullanılabilir.

 

 

Fiş Kayıt/Silmenin Gelen e-Arşiv listesine etkisi

Gelen e-Arşiv listesinde <Belirsiz> olan bir belge ilgili bir adıma (Cari Hizmet, Alım Fatura, Kr.Kart Masraf ödeme ...) işleniyorsa otomatik olarak Gelen e-Arşiv listesindekiler ile eşleşme araştırılır.

          - Alım fatura kaydında müşteri VKN + Fatura no araştırılır ve varsa “Alım Fatura” bağlantısı işaretlenir

          - Alım fatura silinmesi durumunda ilgili VKN + Fatura No Gelen e-Arşiv listesinde varsa “Alım fatura” bağlantı işareti <Belirsiz> durumuna getirilir

          - Cari Hizmet benzeri detayında Cari hesap ve fatura bilgisi verilen Gider fişlerinin her bir detayı için

                    - Benzer şekilde müşteri VKN + Fatura no gelen listede varsa Cari Hizmet veya ilgili fiş adımı belirtilir

                    - Hizmet fişi siliniyorsa silinen detaya ait fatura no eşleşmesi varsa Gelen listedeki kayıt yine <Belirsiz> yapılır

Bu sayede Gelen e-Arşiv listesinde Belge kontrolu yapmadan da sistem otomatik olarak bağlantıları kurar.

 

 

Ba formunda Gelen e-Arşiv kontrolu

Gelen e-Arşiv belgeleri Ba formunu ilgilendirir. Her ne kadar artık “e-işleme tabi belge bedeli Ba formunda gösterilmiyor” olsa dahi “Toplamda B Form limitinin aşılma kontrolu” için belge ve bedeli önemlidir. Bu bağlamda Ba formu alınacağı zaman belirtilen dönem açısından “Gelen e-Arşiv faturanın” sisteme işlendiğinin teyit edilmesi gerekir.

Ba Formu alınacağı zaman seçim aralığı kısmında verilen “Gelen e-Arşivlerin uygunluğu kontrol edilecek” bilgi notu bu kontrolun yapılacağını belirtir.

 

 

Belirtilen kontrol sonunda

          - Gelen e-Arşiv listesinde bu dönemde olan

          - Ve bağlantı adımı <Belirsiz> olanlar

liste halinde gösterilirerek kullanıcı uyarılır.

 

 

Bu sayede gelmemiş fatura ile mutabakatın veya bildirimin önüne geçilmiş olur.