Vio’da Numaratör Çözümleri
Mart 2023
Numaratör atlama sorunu
İşletmelerde hazırlanan Satış İrsaliye ve Faturalar belirlenen seri kodu için ardışık numara takip eder. Bu konudaki yazımıza erişmek için tıklayınız.
İşletmelerde büyük bir kısım e-Faturaya geçmiştir. Önemli bir kısım ise e-İrsaliye kullanmaktadır. Gönderilen bu e-Belgelerde yılbaşından beri aynı seri için kullanıcı tarafından silinen bazı fişler nedeniyle numara atlaması olursa işletme Mali müşavirinin “eksik olan numaraları” Gelir idaresine bildirmesi zorunludur.
Son kesilen faturanın iptali durumunda numaratörün geri alınması gerekir. Aksinde yeni numara ile fatura kesilince silinen fatura numarası atlanmış olur atlanmış olan numaranın Gelir idaresine bildirilmesi gerekir. Kullanıcı genelde numaratör geri alımını hep unutur ve bu unutkanlık Mali müşavire büyük yük getirir. Bir şekilde Mali müşavir bildirimi atlarsa işletmeye mali cezası kesilir.
Vio’da Numaratör geri alımı
Vio’da yapılan geliştirme ile İrsaliye ve Fatura’larda Fiş silme durumunda numaratörün otomatik geri alınması sağlandı.
Bu yapı sayesinde kullanıcının unuttuğu numara geri alındığı için fişlerde numara atlama sorunu kalmaz ve Mali müşavirin uğraşması ve bildirimde bulunması gerekmez.
Öte yandan Vio’da ayrıca “numara atlama raporu” vardır. Bu rapor ise bir şekilde numara atlanmış ise (Elle numara verilmesi gibi durumlar) hangi aralıktaki numaraların atlandığı belirtilir ve Mali Müşavir eksikliği doğrudan görerek işlem yapabilir.
Örnek: otomatik numaratör ile ABC2023000000067 ve ABC2023000000068 faturaları kesilsin. Numaratör sonu=68 olsun.
ABC2023000000067 silinsin. Bir şey olmaz. Numaratör hala =68 kalır (68 son no için belge vardır).
ABC2023000000068 silinsin. Numaratör son no =66 olur. Yani numaratör sonno’ya sahip belge silinirse var olan fişlerde bu seri için son no belirlenerek numaratör düzenlenir.
Vio’nun bu özelliği sayesinde işletmeler sorunsuz şekilde işini devam ettirmesini sağlar.
Numara kaydırması
Öte yandan arada kalan bazı fişler iptal edilecek ve bu belgeler daha e-belge olarak gönderilmemiş ise bu durumda fişlerde numara kaydırması istenebilir. Vio numaratör servislerindeki numara kaydırması tam da bu işi yapar.
Örnek: ABC2023000000060 … ABC2023000000069 arasındaki fişlerden sadece ABC2023000000063 ve ABC2023000000065 silinsin. Numara kaydırma servisi ise ABC serisi 2023 no yılı için “Eksik Numaralarda öteleme işlemi” istenirse
|
ABC2023 için Eski No |
ABC2023 için Yeni No |
|
64 |
63 |
|
66 |
64 |
|
67 |
65 |
|
68 |
66 |
|
69 |
67 |
Şeklinde yapılır ve numaratör 69 ise geri alınarak 67 yapılır.
Numara kaydırması gerekiyorsa numaratörü de geri alır (Aynı seri ve noyıl için numaratör varsa fişlerdeki en yüksek no’ya göre numaratör sonu belirlenir)
Devredışı fişler
Bir fiş e-belge olarak gönderildi ise artık bu fiş slinemez. Ancak alıcı bunu kabul etmiyor ise hiçbir yerde bu belgenin gözükmemesi ancak bu numaranın da hiçbir şekilde kullanılmaması gerekir. Yani fiş olmalı ama işlevsiz olmalıdır.
Bu durumda Vio’nun “Devredışı” çözümü devreye girer. Mali olarak artık silinmemesi gereken belgeler fiş listesinden “Devredışı” yapılarak
- Fiş “tüm raporlarda işlevsiz” hale getirilir
- Belge silinmediği için bu numara kullanılamaz
- Bu numara var olduğu için numara öteleme veya numaratör düzeltme gibi bir ihtiyaç oluşmaz
Ama Mali müşavir tarafından Gelir idaresine bu belgenin iptal edildiği bildirilmek zorundadır. Zaten Vio’nun “Eksik numara raporu” boş olan belgeler yanısıra devredışı numaraları da rapor olarak verdiği için Mali müşavir bu yükten de kurtulur.
Sonuç
- Numara atlaması ve atlanmış numara ile e-belge göndermek işletmeye çeşitli zararlar verir
- Kullanıcı fiş iptallerinde numaratör geri almasını genelde unutarak işletmenin mali bazı yükümlülükler altına girmesine neden olur
- Vio fiş silmelerde numaratörü geri alarak kullanıcının hatasını giderir
- Bir şekilde arada fiş silmeleri var ise Mali müşavirin bunları belirlemesi sağlanır
- İsteniyorsa numara öteleme ve numaratör geri alımı ile arada silinmiş numaralara ait sorunlar da giderilir
- Tüm bu işlemlerde Muhasebeleşmiş veya e-Belge olarak gönderilmiş fişlere kesinlikle dokunulmaz
Numaratör eArşiv eIrsaliye eFatura SMMM ERP Vio VİO yazılım
