Devir İşlemleri

 

 

 

Aralık 2022

---

 

Devir Nedir ?

Devir, firmalar için tanımlanmış olan mali yılsonunda, muhasebe açısından tüm hesapların kapatılması ve resmi belgeler hazırlandıktan sonra muhasebe ve ticari sistem işlemlerinin etkilerinin yeni bir mali döneme açılış işlemleri şeklinde kaydedilmesidir. Devir işlemi zorunlu değildir.

Devir işlemi ile genel tanımlar ve Stok, Müşteri, Hesap planı gibi ana tanımlar her zaman aktarılır.

 

Vio Web sitesinde bulunan Devir hakkında sıkça sorulan sorular kısmından da ek bilgi alınabilir.

 

Devir Öncesi Kontroller

      -Devir işlemi yapılırken firmada hiçbir kullanıcının çalışmaması gerekir.

      -Devir öncesinde tüm verilerin yedekleri alınmalıdır.

      -Devirden önce veri tabanı koşullarının sağlıklı olduğundan emin olunmalıdır. Düzgün olmayan veri varsa program tarafından uyarılır.

      -İrsaliyelerin bekleyeni olmamalı aynı yıl içinde irsaliyenin faturası kesilmelidir. Bekleyen irsaliye varsa program tarafından uyarılır.

      -Stok sayım ile stok durumu kesinleşince stok devri yapılmalıdır.

Devir öncesi kontroller işlemi sonrası Devir işlemine geçilebilir.

 

Devir Aşamaları

Genellikle Yılbaşında Kasa/Banka durumları kesinleşir, Ocak sonuna doğru Cari hesaplar kesinleşir. Normalde Ocak sonuna kadar devir almamak gerekir. Ancak Ocak başında da yeni yıla kayıt girmek gerektiği için devir işlemi birden çok defa yapılabilir. Ayrıca Kasa/Banka, Cari hesap, Stok işlemleri vs. ayrı ayrı devredilebilir. Bu nedenle yılbaşında, Ocak sonunda vs. Birden çok defa devir yapılabilir.

1. Aşama: Yılbaşı Devri (Yılbaşında yapılır)

Yılbaşında hiç bir şey işaretlemeden devir yapılır. Bu durumda;

      -Yeni yıl veri tabanı oluşur.

      -Parametreler aynen aktarılır.

      -Stok, Cari, Kasa, Banka hesap, Portföy, Depo, Muhasebe kodu vs. her türlü sabit tanım aktarılır.

      -Son stok durumu Ocak ayı başında kesin ise hemen devredilmelidir. Aksinde sayım ile durum kesinleşince stok devri yapılmalıdır.

      -2. Aşama olarak belirtilen Kasa/Banka/Çek-Senet verileri kesinleşmiş ise onlar da devire dahil edilmelidir

      -Bu amaçla devirde “Stok Gerçek Hareket” devri yapılır. “Stok Maliyetli Hareket” maliyetli envanteri ilgilendirir ve daha sonra devredilecektir.

      -Üretim formülü (veya Ürün ağacı) isteniyorsa aktarılır.

      -Operasyonel üretim varsa Bekleyen Operasyonlar aktarılır

      -Numaratörler yeni yıla sıfırlanmış olarak aktarılır

      -e-işleme uygun numaratörlerdeki (e-Fatura, e-Arşiv vs) yıl hanesi yeni yıla uyarlanır.

      -Bu durumda yeni yıla kayıt girilebilir (Ancak devreden rakamlar olmadığı için raporlar istenen şekilde çıkmayabilir)

      -Geçen yıla ait evraklar geçen yıla, yeni yıla ait olanlar yeni yıla girilir.

Geçen yıla ait verilerde kesinleşme durumuna kadar bu şekilde devam edilir.

*Bu devir sırasında Kasa, Banka hesap, Çek/Senet portföy durumları kesinleşmemiş kabul edildi. Kesinleşme varsa “Kasa devri”, “Banka Hesap devri” ... İşaretlenebilir.

 

    1. Aşamada Kesinleşmeyen Fişlerin Aktarılması

Sipariş, Talep, Teklif, Şubeler arası sipariş vs. bekleyenlerden istenenler devredilebilir.

      -Bu amaçla hangisinin devri yapılacak ise işaretlenir.

      -Bu fişlerin “bekleyen kısmı” yeni yıla aynı tarih ve fiş no ile aktarılır.

      -İhracat faturası intaca dönüşmemiş ise yeni yıla aktarılarak intaca dönüşüm yeni yılda yapılır.

 

    1. Aşamada Alım/Satış Koşullarının Aktarılması

Alım/Satış koşullarının yılbaşındaki ilk devir ile yapılması tavsiye olunur.

 

      -“Sabit İskonto, Fiyat... koşulları” devri seçeneği işaretlenir.

      -Devir sırasında program koşullarda mini düzenleme yapar.

      -Geçen yılsonunda süresi bitecek anlaşmalar yeni yıla yılsonuna kadar süresi uzatılmış olarak aktarılır. Böylece yıl boyunca geçerli olan anlaşma aksi belirtilmedikçe uzatılmış sayılır.

      -Geçen yıl içinde süresi biten anlaşma artık geçersiz olduğu için yeni yıla aktarılmaz

 

    1. Aşamada Operasyon ve İş Emirlerinin aktarılması

Normalde devir yapılabilmesi için iş emirlerinin kapandı ya da bitti durumunda olması gerekir. Ancak başlamış ve devam eden operasyon ve iş emirleri hala mevcut ise bunların devri için “Bekleyen operasyon ve iş emirleri aktarılsın” seçeneği işaretlenir.

 

      -Böylece açılmış durumda olan operasyonlar ve devam eden iş emirleri aynen aktarılır.

      -Mes bağlantısı var ise İş emri ve Operasyon emir sayacı aynen alınır.

      -Üretim fişleri yeni yıla aktarılmaz.

 

 

2. Aşama: Kasa, Banka, Çek/Senet Devri (Yılbaşı veya Ocak ilk haftasında yapılır)

Ocak ayı ilk haftasında Kasa, Banka Hesap, Çek-Senet kesinleşince yeniden devir yapılmalıdır. Eğer hemen yılbaşında devir yapılmamış ve bu arada Kasa Banka vs. hesapları kesinleşmiş ise 1. Ve 2. Aşama birlikte tek seferde yapılabilir.

 

      -Ocak ayında yapılan devir işleminde “Kasa devri”, “Banka hesap devri” vs. uygun olan işaretlenir.

      -Hedef yeni yıl veri tabanında anılan kavramların (Kasa, Banka hesap vs.) devir fişleri varsa silinir (Yani yeni yıl veri tabanında geçen yıldan devreden rakamlar silinir)

      -Devir sırasında geçen yılın bakiyesi yeni yıla devir olarak fiş şeklinde kaydedilir.

      -Bu işlem sonrası yeni yılda bazı raporlar düzgün olarak alınabilir.

 

Devir sırasında

      -Sabit tanımlar (Stok, Cari vs.) eksikleri aktarılır.

      -Yeni yılda var olan tanımlara dokunulmaz.

      -Girilen fişlere dokunulmaz.

      -Sadece “geçen yıldan devir” olarak yazılan kayıtlar silinerek yenilenir. Bu yüzden değişik zamanlarda bir kaç defa devir yapılmasında sakınca yoktur.

 

3. Aşama: Cari Hesap Devri (25 Ocak gibi Cari hesaplar kesinleşince yapılır)

Yılbaşında yapılan devirde Cari tanımlar yeni yıla aktarılmış, yeni yıla ait ilgili fatura vs. Kayıtları da yeni yıla girilmiş idi. Genellikle Ocak 25’ine kadar cari hesap bakiyeleri kesinleşir. Kesinleşince “Cari hesap devri” yapılır.

      -Her devir işleminde yeni yılda devri yapılan kavramın (Kasa, Banka hesap vs.) devir kaydı silinir

      -Yeniden devir rakamı oluşturulur.

      -Bu yüzden geçmiş döneme beklenmeyen bazı evraklar gelmiş ise onlar işlenip ara ara devir yenilenebilir.

      -İleride tekrar geçmiş döneme cari hesap bilgisi gelirse geçmiş yıla girip, sonra yeniden cari hesap devri yapılabilir.

 

Cari hesap devri için bir kaç tane opsiyon vardır.

 

      -Hiç opsiyon işaretlenmez ise tek bakiye olarak devir yapılır.

      -“Kapanmayan hesaplar aynen alınsın” işaretlenirse Cari Kapanmayan hesaplar raporundaki kayıtlar aynen aktarılır. Bu durumda açık hesapların geçmiş dönem yaşlandırması yapılabilir.

      -“Vadeli hesaplar aynen alınsın” işaretlenirse “kapanmış dahi olsa vadesi daha gelmemiş olan” kayıtlar devir olarak aktarılır. Bu durumda “vade farkı” hesabı da yapılabilecek hale gelinir.

      -Anılan Kapanmayan veya Vadeli hareketler dışında olanlar ise tek bakiye olarak ayrıca devir kaydı olarak yazılır ki sonuç bakiye tutsun.

 

4. Aşama: Maliyetli Envanter Devri (Mart sonu gibi Kar/Zarar öncesi maliyet kesinleşince yapılır)

Maliyetler kesinleşince yeni yıla envanter aktarımı yapılır. Bu işlem için yeniden devir yapılması gerekir. Bu sefer “Stok Maliyetli Hareket” işaretlenmelidir. Bu işlem sonrası artık yeni yılda maliyet çalışması yapılabilir.

 

"Gerçek Hareket" kavramı Son Stok ile elde edilen durumdur.
"Maliyetli Hareket" ise Maliyetli Envanter ile elde edilen durumdur.

Gerçek Hareketler "bedelsiz" olarak devredilir.
Maliyetli Hareketler ise var olan Maliyetler ile devredilir.

 

5. Aşama: Muhasebe Devri (Mart sonu gibi önceki yıl Bilanço hazırlanıp kapanış yapılınca yapılır)

Muhasebe kayıtları tahmini Mart Bilanço ve Gelir/Kurumlar vergisi çıkartılması sonunda kesinleşir. Bu döneme kadar yeni yıla gelen evraklar muhasebeleştirilebilir ve Ocak/Şubat için KDV beyannamesi alınabilir. Ancak Muhasebe açılış kayıtları olmadığı için kümüle rakamlar doğru değildir.

Muhasebe devri sırasında Ön Muhasebedeki Cari, Stok tanım vs. ’ye bir etki olması istenmez. Bu yüzden Ticari işlemler için “Yılsonu devir işlemi” haricinde “Sadece Muhasebe Devir işlemi” seçeneği vardır.

Sadece Muhasebe Devir işlemi çalıştırılınca;

      -Geçen yılsonu için “kapanış mahsubu” oluşturularak hesaplar sıfırlanır.

      -Yeni yılda “açılış mahsubu” oluşturularak Muhasebenin açılışı tamamlanır.

      -Bu işlemden sonra artık yeni yılda yevmiye çekilebilir hale gelir.

 

Devirden Sonra Geçen Yıl İçin Yapılan Hareketler

Geçen yıla ait evrakların geçen yıla, yeni yıla ait olanların yeni yıla girileceğinden bahsedilmişti. Ancak devir işleminden sonra geçen yıla ait beklenmeyen bazı evraklar gelmiş ise onlar işlenip ara ara devir yenilenebilir.

Aktarılan bazı kayıtlar hedef yeni yılda çalışmış ise (Örnek; aktarılan siparişlerin bir kısmı sevk edilmiş ise) normalde bu konuda yeni devir yapılamaz.

      -Ancak ‘Sadece Eksikleri tamamla’ seçeneği varsa bu durumda devir işlemi yapılır.

      -Sadece hedefe aktarılması gereken olası eksik fişler varsa bunlar aktarılır.

      -Bu durum genelde eski yıla girilen yeni yıl tarihli kayıtlar için kullanılır.

Eski yılda yeni yıla yanlışlıkla kayıt girilmesi durumunda devir tarihi aktarılacak hareket devrinin son tarihi olduğu için yanlışlıkla yeni yıla giren kayıtlar alınmaz.

      -Ancak bu tür kayıtların yeni yıla aktarılabilmesi için “İleri tarihli hareketler aktarılsın” seçeneği vardır

      -Bu seçenek işaretli ise bu tür belgeler yeni yıla aktarılır.

      -Bu seçenek zor durumlar için konmuştur. Yeni yıla ait kayıtların yeni yıl veri tabanına girilerek işlem yapılması tavsiye olunur.

---

Devir Yılsonu Devri Envanter Açılış Kapanış ERP Vio