VİO Devir İşlemleri Gerçekleştirmeyle İlgili Sıkça Sorular Sorular
Devir almak zorunlu bir durum mudur?
Devir zorunlu değildir. Bazı avantajlar nedeniyle devir alınır.
Devir alınca ne gibi avantajlar elde edilir?
- Yeni döneme “devreden rakamlar” ile başlayarak geçmiş dönem verileri gözardı edilir.
- Geçmiş dönem hareketleri olmadığı için raporlar çok hızlanır.
- Kayıt az olduğu için Fiş kayıtları daha süratli yapılır.
- Hafıza kullanımı azalır, sistem daha rahat çalışmaya başlar.
- Sql açısından veritabanı çok rahatlar. Olası ağır çalışmaların önüne geçilir.
- Yedeklemeler çok kısa sürede yapılmaya başlanır.
- Program sürüm değişiklikleri çok hızlı şekilde tamamlanır.
- Çok eski yıllara ait kayıtlar ayrı veritabanında olacağı için olası sorunlar güncel veritabanında görülmez.
Devir almamanın avantajlı yanı var mıdır?
- Devir alınmaz ise istendiği zaman birkaç dönemi içeren veri alınabilir.
- Dönemler arası karşılaştırma yapılabilir.
Ancak yukarıda “devir alınırsa elde edilecek avantajlar” bu sefer dezavantaj olarak karşımıza çıkar.
Devir almamak nedeniyle kaybedilen avantajlar devir sonrası sağlanabilir mi?
Devir almamanın en büyük avantajı birkaç dönemi birden görerek analiz yapabilmektir. Bazı kritik raporlarda birden çok veritabanından birden raporlama yapılabilirse kaybedilen bu avantaj da geri sağlanır.
- İstenirse geçen yıl veritabanı ile birlikte ortak raporlama yapılabilir.
- Bu raporlama her türlü alım/satış raporları kısmında yapılabilir. Böylece alım/satışların dönemsel olarak karşılaştırılması sağlanır.
- Ek olarak Ticari fişlerde stokun geçmiş fiyat araştırması sırasında geçen yıl veritabanına bakılır
- Keza Teklif fişlerinde araştırma sırasında geçen yıl verilerinden Yararlanılır.
Kaybedelilen avantajı geri getiren bu özellik sayesinde mutlaka devir yapılması tavsiye olunur.
Yılbaşında Kasa/Banka kesinleşir, Ocak sonuna doğru Cari hesaplar kesinleşir. Ocak sonuna kadar devir almamak gerekir.
Ama ocak başında da yeni yıla kayıt girmek gerekir. Bu çelişki nasıl önlenir?
Vio’da devir birden çok defa yapılabilir. Ayrıca Kasa/Banka, Cari hesap, Stok işlemleri vs ayrı devredilebilir. Bu nedenle yılbaşında, Ocak sonunda vs. Birden çok defa devir yapılabilir.
Yeniden Devir yapınca yeni yılda yaptığımız çalışmalara bir şey olur mu?
Devir sırasında
- Sabit tanımlar (Stok, Cari vs.) eksikleri aktarılır.
- Yeni yılda var olan tanımlara dokunulmaz.
- Girilen fişlere dokunulmaz.
- Sadece “geçen yıldan devir” olarak yazılan kayıtlar silinerek yenilenir. Bu yüzden değişik zamanlarda bir kaç defa devir yapılmasında sakınca yoktur.
Hangi zamanlarda hangi Deviri yapmak gerekir? Ocak ayında hem geçen yıl hem de bu yıla kayıt nasıl girilir?
- Yılbaşında hiç bir şey işaretlemeden devir yapılır
- Bu durumda
o Yeni yıl veritabanı oluşur
o Parametreler aynen aktarılır
o Stok, Cari, Kasa, Banka hesap, Portföy, Depo, Muhasebe kodu
vs. her türlü sabit tanım aktarılır
o Varsa üretim formülü (veya Ürün ağacı) isteniyorsa aktarılır
o Numaratörler yeni yıla sıfırlanmış olarak aktarılır
o e-işleme uygun numaratörlerdeki (e-Fatura, e-Arşiv vs) yıl hanesi yeni yıla uyarlanır.
- Bu devir sırasında Kasa, Banka hesap, Çek/Senet portföy durumları kesinleşmemiş kabul edildi. Kesinleşme varsa “Kasa devri”, “Banka Hesap devri” ... işaretlenebilir.
- Bu durumda yeni yıla kayıt girilebilir (Ancak devreden rakamlar olmadığı için raporlar istenen şekilde çıkmayabilir)
- Geçen yıla ait evraklar geçen yıla, yeni yıla ait olanlar yeni yıla girilir.
- Geçen yıla ait verilerde kesinleşme durumuna kadar bu şekilde devam edilir.
Ocak ayı ilk haftasında Kasa, Banka Hesap, Çek-Senet kesinleşince ne yapmak gerekir?
- Yeniden devir yapılır. Bu sefer “Kasa devri”, “Banka hesap devri” vs. uygun olan işaretlenir.
- Hedef yeni yıl datasında anılan kavramların (Kasa, Banka hesap vs.) devir fişleri varsa silinir (Yani yeni yıl veritabanında geçen yıldan devreden rakamlar silinir)
- Devir sırasında geçen yılın bakiyesi yeni yıla devir olarak fiş şeklinde kaydedilir..
- Bu işlem sonrası yeni yılda bazı raporlar düzgün olarak alınabilir.
Kasa, banka hesap gibi devirler birden çok defa alınabilir mi?
- Her devir işleminde yeni yılda devri yapılan kavramın (Kasa, Banka hesap vs.) devir kaydı silinir
- Yeniden devir rakamı oluşturulur.
- Bu yüzden geçmiş döneme beklenmeyen bazı evraklar gelmiş ise onlar işlenip ara ara devir yenilenebilir.
Stoklar ne zaman devredilir?
- Son stok durumu Ocak ayı başında kesin ise hemen devredilmelidir.
- Aksinde sayım ile durum kesinleşince stok devri yapılmalıdır.
- Bu amaçla devirde “Stok Gerçek Hareket” devri yapılır.
- “Stok Maliyetli Hareket” maliyetli envanteri ilgilendirir ve daha sonra devredilecektir.
Cari hesaplar ne zaman devredilir?
- Yılbaşındaki devirde Cari tanımlar yeni yıla aktarılmış idi.
- Yeni yıla ait ilgili fatura vs. Kayıtları da yeni yıla girilmiş idi.
- Genelde Ocak 25’ine kadar cari hesap bakiyeleri kesinleşir.
- Kesinleşince “Cari hesap devri” yapılır.
- İleride tekrar geçmiş döneme cari hesap bilgisi gelirse geçmiş yıla girip, sonra yeniden cari hesa devri yapılabilir.
Alım/Satış koşulları nasıl aktarılır?
- Alım/Satış koşullarının yılbaşındaki ilk devir ile yapılması tavsiye olunur.
- “Sabit İskonto, Fiyat ... koşulları” devri seçeneği işaretlenir.
- Devir sırasında program koşullarda mini düzenleme yapar o geçen yıl sonunda süresi bitecek anlaşmalar yeni yıla yıl sonuna kadar süresi uzatılmış olarak aktarılır. Böylece yıl boyunca geçerli olan anlaşma aksi belirtilmedikçe uzatılmış sayılır. o geçen yıl içinde süresi biten anlaşma artık geçersiz olduğu için yeni yıla aktarılmaz.
Sipariş, teklif benzeri daha kesinleşmeyen fişler ne olur?
- Sipariş, Talep, Teklif, Şubeler arası sipariş vs bekleyenlerden istenenler devredilebilir.
- Bu amaçla hangisinin devri yapılacak ise işaretlenir.
- Bu fişlerin “bekleyen kısmı” yeni yıla aynı tarih ve fiş no ile aktarılır.
- İrsaliyenin bekleyeni olmamalı aynı yıl içinde irsaliyenin faturası kesilmelidir. Bekleyen irsaliye varsa program tarafından uyarılır.
- İhracat faturası intaca dönüşmemiş ise yeni yıla aktarılarak intaca dönüşüm yeni yılda yapılır.
Maliyetler kesinleşince yeni yıla envanter aktarımı nasıl yapılır?
- Devir yeniden yapılır. Bu sefer “Stok Maliyetli Hareket” işaretlenmelidir.
- Bu işlem sonrası artık yeni yılda maliyet çalışması yapılabilir.
Cari hesaplar tek bakiye olarak mı devredilir?
- Cari hesap devri için bir kaç tane opsiyon vardır.
- Hiç opsiyon işaretlenmez ise tek bakiye olarak devir yapılır.
- “Kapanmayan hesaplar aynen alınsın” işaretlenirse Cari Kapanmayan hesaplar raporundaki kayıtlar aynen aktarılır. Bu durumda açık hesapların geçmiş dönem yaşlandırması yapılabilir.
- “Vadeli hesaplar aynen alınsın” işaretlenirse “kapanmış dahi olsa vadesi daha gelmemiş olan” kayıtlar devir olarak aktarılır. Bu durumda “vade farkı” hesabı da yapılabilecek hale gelinir.
- Anılan Kapanmayan veya Vadeli hareketler dışında olanlar ise tek bakiye olarak ayrıca devir kaydı olarak yazılır ki sonuç bakiye tutsun.
Muhasebe devri ne zaman yapılır?
- Muhasebe kayıtları tahmini Mart Bilanço ve Gelir/Kurumlar vergisi çıkartılması sonunda kesinleşir.
- Bu döneme kadar yeni yıla gelen evraklar muhasebeleştirilebilir ve Ocak/Şubat için Kdv beyannamesi alınabilir.
- Ancak Muhasebe açılış kayıtları olmadığı için kümüle rakamlar doğru değildir
- Muhasebe devri sırasında Ön Muhasebedeki Cari, Stok vs tanım vs.’ye bir etki olması istenmez.
- Bu yüzden Ticari işlemler için “Yıl sonu devir işlemi” haricinde “Sadece Muhasebe Devir işlemi” seçeneği vardır.
- Sadece Muhasebe Devir işlemi çalıştırılınca o Geçen yıl sonu için “kapanış mahsubu” oluşturularak hesaplar sıfırlanır. o Yeni yılda “açılış mahsubu” oluşturularak Muhasebenin açılışı tamamlanır. o Bu işlemden sonra artık yeni yılda yevmiye çekilebilir hale gelir.
Bir devrin ikinci kez yapılamayacağı durum var mıdır?
- Genelde her devir (Kasa, Banka, Cari hesap, Son stok ...) birden çok defa yapılabilir. Her seferinde devir fişi silinir ve yenilenir.
- Ancak yeni yılda devir kaydı işlem görmüş ise yeniden işlem yapılamaz.
- Örnek: Portföydeki çekler yeni yıla devir olarak tek tek atıldı, yeni yılda tahsili yapıldı. Yeniden çek-senet devri için devir kayıtlarının silinmesi gerekir. Ancak çek tahsili yapıldığı için devir fişinin silinmesi yapılamaz ve program devir sırasında bu uyarıyı vererek çek-senet devrinin yenilenmesini engeller.
- Benzer işlemler sipariş devri gibi durumlar için geçerlidir. Devir olarak yeni yıla aktarılan siparişin irsaliyesi kesilmiş ise silinerek yenilenmesi hatalı olacağı için program sipariş devrinde uyarı yapabilir.
Sadece yeni eklenen kayıtların aktarılabilir mi?
- Aktarılan bazı kayıtlar hedef yeni yılda çalışmış ise (Örnek aktarılan siparişlerin bir kısmı sevkedilmiş ise) normalde bu konuda yeni devir yapılamaz.
- Ancak ‘Sadece Eksikleri tamamla’ seçeneği varsa bu durumda devir işlemi yapılmaz.
- Sadece hedefe aktarılması gereken olası eksik fişler varsa bunlar aktarılır.
- Bu durum genelde eski yıla girilen yeni yıl tarihli kayıtlar için kullanılır.
Son devir işlemine kadar hiç yapılmaması gereken bir durum var mıdır?
- Her kavrama (Son Stok, Cari, Kasa ...) ait devir sırasında yeni yıldaki devir fişleri yenilenir.
- Anılan yeni yıl devirlerini elle düzenlemek anlamsızdır, yeni bir devir sonrası bu fiş yenilenebilir.
- Bir kavram (Cari, Kasa ...) için devir elle girilecek ise anılan kavram yeniden yapılmamalıdır, aksinde elle düzenlenen fiş silinebilir.
- Vio’da kodlar toplu olarak başka kodlara dönüştürülebilir (hareketi olsa dahi)
- Tüm devir işlemleri bitmeden kod transferi yapılmamalıdır.Aksinde yeni devir sırasında kodlardan eksik olanlar tamamlanır. Bu durumda eski ve yeni kodlardan oluşan zor bir liste ile karşılaşılır.
Yanlışlıkla eski yılda yeni yıla ait kayıt girilirse ne olur?
- Devir tarihi aktarılacak hareket devrinin son tarihidir
- Bu nedenle yeni yıl devir rakam (ya da hareketlerine) yanlışlıkla yeni yıla giren kayıtlar alınmaz
- Ancak bu tür kayıtların yeni yıla aktarılabilmesi için “İleri tarihli hareketler aktarılsın” seçeneği vardır
- Bu seçenek işaretli ise bu tür belgeler yeni yıla aktarılır
- Ancak bu seçenek zor durumlar için konmuştur. Yeni yıla ait kayıtların yeni yıl veritabanına girilerek işlem yapılması tavsiye olunur.
İki yıla birden giriş yaparken hangi yılda olduğumuzu nereden anlarız?
- Bütün fiş giriş ekranları sol üst köşesinde hangi veritabanında (Örnek: YI20VIO) olduğumuz gözükür.
- Ana menüde ekran sağında kalın bir şerit şeklinde farklı yılın rengi gösterilir.
Alım/Satış raporları geçmiş yıl ile karşılaştırmalı olarak nasıl alınır?
- Ticari Genel Parametreler “Diğer” sekmesinde ‘Analiz için Önceki yıllara bakılsın’ seçeneği vardır.
- Bu seçenek işaretli ise Satış Gerçek hareketler, Satış Maliyetli hareketler gibi bazı raporlar geçmiş yıl verilerine de bakar.
- Raporda sadece tarih aralığını geçen yıla kadar geriletmek yeter.
- Bu şekilde farklı yılın aynı ayı gibi kavramlar ile karşılaştırma yapılabilir.
Fatura içinde fiyata bakarken geçen yıla ait fiyatlar nasıl gözlenir?
- Tıpkı Alım/Satış raporlarında olduğu için “Anbaliz için önceki yıllara bakılsın” seçeneği işaretli olmalıdır.
- Ticari fişte Fiyat kısmında F3/F4 yapınca başlangıç geçen yıla sarkıyorsa ilgili veriler geçen yıldan getirilir.
Ön Muhasebe Devri Devir Aşamaları ERP Devri Stok Kontrol Devri Cari Hasap Devri Kasa Banka Devri Devir SSS Vio
