Mal Kabul

 

 

 

Aralık 2022

---

Mal kabul, depoya gelen malzemenin kabul edilmesi işlemidir. İşlem, yükün boşaltılarak mal kabul alanına alınması, kayıtlı bilgilerle fiziksel bilgilerin kontrol edilmesi, sayım, kalite kontrol, malın depoya alınması ve kaydının yapılması adımlarını içerir.

Satın alma siparişi oluşturulan mallar depoya geldiğinde mal kabul işlemleri uygulanır. Temel olarak konum statü kavramı kullanılır ve değişen konuma uygun koşullarla işlemlere devam edilir.

Görselde Alım Siparişi oluşturulmuş “H070 - Mısır Nişastası” stoku için Mal Kabul işlemleri incelenecektir.

Mal Kabul ekranı Ticari/Alım/İrsaliye/Mal Kabul İşlemleri adımından açılmaktadır.

Siparişi oluşturulmuş Stokun tüm mal kabul süreci bu ekrandan yönetilebilir durumdadır.

1.Malı Getiren Aracın Gelmesi

Siparişi verilen malları getiren aracın işletmede ilk varış yeri “Güvenlik” birimidir. Güvenlik birimi ilk önce gelen aracın ön kayıt işlemini yapar.

Ön Kayıt işlemi sırasında;

      -Aracın geliş tarihi ve saati

      -Plakası

      -Şoför adı (TC no ile sorgu yapılarak Şoför adı buldurulabilir)

      -Malı Gönderen

      -Mal Cinsi

Alanlarını doldurmak zorunludur. Bu sahalarda text olarak bilgi girilir ve girilen bilgiye göre programda eşleştirilecek bilgiler bulunur. Bu örnekte gelen mal Mısır Nişastasıdır ancak güvenlik biriminde Nişasta yazılsa dahi bekleyen siparişlerden bulunarak eşleştirilecektir.

Mal kabul ekranında Ön kayıt bilgileri getirilir. Ön kayıt tipinde olan satırlar farklı renk ile gösterilir.

Ön kayıt bilgilerine ek olarak;

  -Ürün Durumunu bildiren “Kalite” sahası ve

  -Araç Durumunu bildiren “Durum” sahası gösterilir.

Bu sahalar ürünün ve aracın değişen konum statülerine göre koşullara bağlıdır.  

Aracın ön kayıt yapıldığı andaki konum statüsü “Dış Beklemede” dir.

2. Mal Kabule Bağlama

Ön kayıt işlemi tamamlanan malın, irsaliyeye bağlanması adımıdır.

Öncelikle ön kayıtta yazılan Satıcı belirlenir. Bunun için Mal Kabule Dönüşüm ekranındaki “Araştır” butonu kullanılır.

Araştır denildiğinde Satıcı isimleri taranır ve eşleşen satıcılar gösterilir. Gelen mal için uygun olan satıcı seçilir. Satıcı seçildikten sonra gelen e-İrsaliye varsa ekranda gösterilir. Yok ise Sipariş dönüşümünden elde edilen irsaliyeye bağlanır. Bu örnekte siparişten dönüşüm yoluyla mal kabule bağlanacaktır.

“Sipariş dönüşümüne geç” butonu ile açılan Siparişten İrsaliyeye Dönüşüm adımıyla irsaliye oluşturulur.

Eğer otomatik karantinaya alma ile ilgili parametreler kullanılıyor ise oluşan irsaliyenin konum statüsü “Karantina” olarak kaydedilir. Manuel konum statü kullanılacaksa Konum, sayım öncesi veya karantina olarak değiştirilmelidir.

Konum:<Gerçekleşti> olan irsaliyelere bakılmaz.

e-İrsaliyeler sol tarafta, dönüşüm yoluyla oluşturulan irsaliyeler sağ tarafta gösterilir. Sağ taraftaki ilgili irsaliyeyi seçerek “Bekleyen mal Kabul ile eşleştir” işlemi yapılır.

Bu işlemden sonra ilgili satırın tipi “Mal Kabul” olarak değişir.

Mal kabulde karantinaya girmeden doğrudan sayıma geçiş varsa Araç durumu “Giriş onayı" haline gelir.

Otomatik karantinaya giriyor ise Ürünün konumu “Karantina” olduğu için “Karan. 1 Eks” olarak belirtilir. Bu esnada aracın konumu da otomatik olarak kalite bekliyor anlamında “Kalite” olarak belirtilir.

 

 

3. Kalite Kontrol İşlemi

Mal kabule bağlanan mallar ve malı getiren araç kalite için beklemededir. Kalite personeli gelen mallar için kalite kontrol işlemi yapar.

Otomatik karantinaya alma ile birlikte “Kalite kontrol yapılırsa Karantina çözülür” parametresi de aktif ise Kalite kontrol işleminden sonra Ürün Konumu “Sayım Öncesi” olarak değişir. Eğer bu parametreler kullanılmıyor ise Ürün konumu Mal Kabul ekranından “Ürün Konum Değiş” butonu ile değiştirilebilir.

Ürün Konumunun “Sayım Öncesi” olması sayım işlemini beklediği anlamına gelir. Bu sırada araç konumu da “Sayım” olarak belirtilir. Sayım işlemi için Güvenlik birimi tarafından aracın içeri girmesine izin verilir.

4. Kalite Sonucunun Red Olması Durumu

Kalite kontrol işlemi “Red” olarak sonuçlandığında Ürün Konumu ve Araç Konumu “Red” olarak belirtilir. 

Araç “Red” konumunda iken aracın gitmesine izin verilmez. Satıcı ile görüşmeler yapılır ve sonuca göre tekrar değerlendirilebilir. Ya da kesin olarak reddedilir ve aracın gitmesine de izin verilir.

 

 

5. Sayım İşlemi

Sayım işlemi genel olarak depo personeli tarafından el terminali ya da tablet ile barkod okutarak yapılır.

 

 

 

      -El terminalinde Depo personeli işe ilk olarak “Merkezden Veri Al işlemi” yaparak başlayabilir.

      -Eğer merkezden veri daha önce alınmışsa ve veriler güncel ise yeniden bu işlemi yapmasına gerek yoktur.

      -Sadece Bekleyen Sayım Fiş Güncelle adımını çalıştırmalıdır. Bu adım kayıtları silmeden merkezden yeni bekleyen sayım fişlerinin çekilmesi işlemini yapar.

      -Güncellemeden sonra fiş listesinde bekleyen sayımlar listelenir.

      -Bekleyen sayım fişine girilir. Barkod okutularak sayım işlemi yapılır ve Merkeze veri aktarımı yapılır.

      -Fiş merkeze gönderildiğinde "yazılan rakamlar fişin gerçek rakamı" kabul edilerek eksik ve fazla miktar belirlenir.

 

Mal kabul ekranı tazelenerek sayım sonuçları getirilir.

Bu örnekte sayımın eksik çıkması durumu gösterilmiştir. (Sipariş miktarı 20 kg. Sayım sonucu 15 kg)

Sayım eksik çıkmamışsa ek bir işleme gerek kalmadan işlemlere devam edilir.

Sayım yapıldıktan sonra eksik de çıksa fazla da çıksa Ürün Kalite Durumu “Geçici Kabul” olarak bildirilir. Ancak Araç durumu “Sayım Eksik” olarak kırmızı renk ile vurgulanır. Bu durumda aracın çıkışına izin verilmez.

Sayımın eksik çıkması durumunda yeniden sayım kararı alınabilir. Bu durumda Ürün konumu “Ürün Konum Değiş” butonu ile yeniden “Sayım Öncesi” olarak değiştirilir.

Ürün Kalite Durumu “Sayım 1 Yap” olarak yeniden sayım yapılacağını bildirir. Ancak araç durum hala kırmızı ile vurgulanmış durumdadır.

El terminalinde veya tablette yeniden “Bekleyen sayım Fişi Güncelleme” işlemi yapılır. Böylece yeniden “Bekleyen Sayım” olarak listelenir.

İkinci sayım yapıldıktan sonra sayım netleşir. Eğer sayım eksik ise iki seçenek vardır.

      -Eksik olmasına rağmen anlaşılır ve kabul edilir.

      -Reddedilerek aracın gitmesine izin verilir.

 

Yeniden sayım işlemi yapılıp sayımın eksik olduğu netleştiğinde Kalite durumu yine “Geçici Kabul” durumundadır.

Eğer eksik olmasına rağmen kabul edilecek ise Ürün Konumu <Gerçekleşti> olarak değiştirilmelidir.

Ürün Konumu “Gerçekleşti” olarak değiştirildiğinde Araç durumu otomatik olarak “Çıkış Onayı” konumuna gelir. Ancak sayımın eksik olduğu hala vurgulanır. Bu işlemlerin ardından aracın çıkmasına izin verilir.

 

Eğer sayım eksik çıktığı için mallar kabul edilmeyecek ise Ürün Durumu “Red” olarak değiştirilir.

 

Ürün Durumu ve Araç durumu “Red” olarak belirtilir. Aracın çıkmasına izin verilir. Araç durumu “Çıkış Onayı” durumuna getirilir. Araç çıktığında konum “İşi Bitti” olarak değiştirilir.

 

Sayım işleminin eksiksiz olması durumunda sayımdan sonra Ürün Konumu “Geçici Kabul” durumundan “<Gerçekleşti>” konumuna değiştirilir. Araç konumu “Çıkış” olarak belirtilir. Ek işlem yapmadan çıkmasına izin verilir. Araç çıktığında konum “İşi Bitti” olarak değiştirilir.

Konumu “İşi Bitti” olan araçların kayıtları bir gün süre ile bu ekranda tutulur sonrasında ekrandan silinir.

 

Yetkilendirme ile Ekranların Ayarlanması

Kullanıcı yetkilendirme ile güvenlik biriminin, kalite personelinin ve depo personelinin ekran görünümleri farklı ayarlanabilir. Her biri yetkisi dahilinde olan işlemi yapacak kadar bilgi görür.

Güvenlik birimi sadece Ön Kayıt işlemini yapacağı için Mal Kabul ekranında sadece ön kayıt yapılması ve araç durum değiştirilmesine izin verilir.

Kalite biriminde Sadece kalite için bekleyen kayıtları görerek kalite kontrol işlemi yapılacağı için Mal Kabule bağlama, ürün konum değişikliği ve sayım bilgilerine erişime izin verilmez.

SONUÇ

 

      -Mal kabul modülü, siparişi verilmiş malzemelerin depoya alınmasına kadar olan süreçleri yönetir. 

      -Mal Kabul modülü sayesinde malzemeyi getiren araçların giriş çıkışının kontrollü yapılması sağlanır.

      -Mal kabulden sorumlu kişiler tarafından aracın ve malzemelerin tüm hareketleri takip edilebilir durumdadır.

      -Aracın ve getirdiği malzemelerin durumları ayrı ayrı bildirilir. Bu sayede Güvenlik, Depo, Kalite, Muhasebe gibi sorumlu birimler yetkileri dahilinde olan işlemleri rahatça takip ederek gerçekleştirebilir.

      -Konum statü kavramında koşullara bağlı olarak otomatize edilmiş bir düzenek sayesinde ürün konumu değiştiğinde araç konumu değişir. Bunun sayesinde birimler arası bilgi akışında koordinasyon sağlanır.

      -Kullanıcı yetkilendirmeleri sayesinde bu süreçte karışıklığa veya güvenlik açığına sebep olabilecek adımlar kısıtlanabilir.

---

Mal Kabul İrsaliye e-İrsaliye Sayım Depo Karantina Kalite ERP Vio