Numara Eksikleri Belirleme
Temmuz 2022
Ticari Fatura veya İrsaliyelerde numara atlama işlemi varsa aradaki numaraların iptal olarak belirtilmesi gerekir.
Numaratör başlangıç hatası ile numara atlanması veya belgenin elle silinmesi gibi durumlarda numara atlaması oluşabilir.
Özellikle e-Fatura, e-İrsaliye uygulamasının iyice yayınlaşması nedeniyle belgeler GİB’e ulaştığı için GİB bu kontrolları rahatça yapabilmektedir. Bu yüzden eksik numara kontrolü eski günlere göre çok daha fazla önem kazanmıştır.
Bu tarz sorunlara önleme amacıyla Vio programlarına yeni eklenen “Eksik Numara Öteleme işlemi” eklenmiştir.
Eksik numaralarda Öteleme işlemi hem raporlama hem de numara düzenleme amacıyla kullanılabilir.
‘Sadece Eksikleri Göster’ butonu ile rapor olarak seçilen aralıktaki eksik numaralar gösterilir.
(Not: Belirtilen tarihin öncesindeki en son no’dan başlayarak Eksik belirleme yapılır)
Eksik Öteleme işlemi yapılırsa
- Önce seçilen aralık için eksik numara aralıkları gösterilir
- Varsa öteleme yapılan belgeler gösterilir
- Bu serileri destekleyen numaratörlerde son numara gerekli ise geri alınır
- Hala tamamlanamayan eksik numara varsa ayrıca raporlanır
Öteleme işlemi “aynı tarihte tersden başa alarak” yapılır. Böylece az sayıda belge ötelenir.
Ekranda verilen örnek için
- 78 ve 80->82 arası boştur
- Öteleme1: 84’den 78’e, Öteleme2: 83’den 80’e olmuştur (Yani sondakiler başa alınmıştır)
- 83 ve 84’den sonra belge olmadığı için bu durumda o seride en son numara kabul edilir
- Bu nedenle numaratör son numara da 80’e çekilir
Numara Eksik Belirleme kuralı
Belirtilen Tarih ve Seri aralık için şu kurallar uygulanır:
- Farklı adım olması önemli değildir, Satış Fatura ve Alım İade veya Fason Faturası gibi çeşitli adımlar dahi olsa ardışık numara araştırması yapılır
- Şube kodu önemli değildir. Çoklu şube dahi olsa bir seri şubeden bağımsız ardışık numara takip etmelidir
- Belirtilen tarih aralık için seriler (Aslında Seri ve Noyıl) belirlenir
- Belirtilen aralıktaki Seri ve Numaralar saklanır
- Bu seriler için ilk tarih öncesindeki son tarihteki son numara bulunur (Bu numaradan itibaren kontrola başlanır)
- Seri için referans alınan numaradan itibaren bu seri için var olan numaralara bakılarak eksik aralıkları belirlenir
- Seri için Var olan numaralar tarih bazında gruplanır
- Her Seri ve Tarih için numara eksikleri varsa en sondaki numara ilk eksik numaraya aktarılır, aynı kural ile devam edilir
Bu yöntem ile en az sayıda numara değişimi ile işlem tamamlanır.
Belge ötelemesi yapılmayacak durumlar
Bazı durumlarda belgeler ötelenmez:
- XML izlemesi yapılan veya e-işlem olarak gönderilen (Yani UUID kodu oluşan) belgeler
- Muhasebe entegrasyonu yapılan
belgeler ötelenmez.
Numaratör GİB Numara Kontrolü Eksik Numara e-Fatura ERP Vio
