GİB Alias ve Pratik Çözümler
Şubat 2022
GIB Alias
GIB alias e-Fatura, e-İrsaliye gibi e-işlemlerde “mail adresi gibi düşünülebilen” gönderici ve alıcı adresleridir.
Özel entegratöre gönderilen e-İşlemler
e-Fatura’ya tabi olan firmalar Gelir idaresine (GIB) tek adres (GIB Alias – Posta kutusu) verirse hiç bir sorun olmaz.
Özel entegratörler vergi numarası için varsayılan tek GIB Alias değerini bildiği için e-işlem (fatura veya veya irsaliye) iletiminde doğrudan bilinen adrese yönlendirme yapar.
Bu nedenle Cari hesaplarda genelde GIB Alias olmasa dahi fatura yerine düzgün şekilde ulaşır.
Ancak bir işletmenin çoklu adresi (posta kutusu) olduğunda işler karışır. Özel entegratör bu durumda “alıcı adresini” mutlaka ister.
Fatura ve İrsaliye için GIB Alias
Bir işletme tek GIB Alias ile devam edebilir. Bazı durumlarda Fatura için ayrı, İrsaliye için ayrı adres kullanabilir.
Fatura daima faturaya ait GIB Alias adresine gider (işletmenin Merkezi adresi).
İrsaliye için özel GIB Alias alınmamış ise bu durumda merkezi adres irsaliye adresi olarak kabul edilir.
Özellikle irsaliyeler genelde “malın teslim alınacağı” depoda görülmek istenir. Bu yüzden fatura için tek adres kullanılsa da irsaliye için çoklu adres kullanılabilir.
Vio’da Fatura ve İrsaliye için varsayılan GIB Alias bilgisi
Vio’da Cari Hesap tanımında e-İşlem sekmesinde GIB Alias seçilebilir.
e-Faturaya geçenler toplu güncelleme anında bu adreslerde eksik varsa otomatik olarak tamamlanır.
Ancak yine de çoklu adres varsa bunlardan istenen seçilebilir.
Bu şekilde Fatura ve irsaliye için varsayılan adrese gönderim yapılır.
Çoklu Sevk adresi için GIB Alias seçimi
Müşterinin birden çok deposu olabilir. Bu duruma “Sevk yeri” ile belirlenebilir. İrsaliyede sevk yerlerinden birisi seçilebilir. İrsaliye tek merkeze gidecek ise sorun yoktur. Cari tanımda İrsaliye GIB Alias belirtilmesi yeterlidir.
Ancak elektronik ortamda e-İrsaliyenin müşteri deposunda verilen posta kutusuna ulaşması isteniyor ise bu durumda “Sevk Yeri” tanımına eklenmiş olan “İrsaliye GIB Alias” kullanılır.
İrsaliye GIB alias elle verilebileceği gibi müşteriye ait İrsaliye GIB Alias listesinden uygun olanı seçebilir.
Cari Servislerde bulunan ““e-Fatura Cari Sorgula (FTP)” adımında önceden Türkiyedeki tüm e-İşleme tabi müşteriler listesi çekilir. GIB bu vergi numaraları için ayrıca fatura ve irsaliye GIB alias listesi yayınlar. Vio bu listeyi anılan “e-Fatura Cari Sorgula (FTP)” adımı vasıtasıyla çeker. Gerek Cari tanımdaki e-işlem sekmesindeki gerekse Sevk yerindeki GIB Alias listesi bu listeden karşılanır.
Bu durumda irsaliyede bu sevk yeri belirtilirse seçilen GIB alias gereğince eirsaliye belirtilen adrese ulaşır.
Kağıt fatura döneminde irsaliye taşıyıcı ile ilgili depoya ulaştığı için zaten sorun yoktu. Bu ihtiyacın asıl nedeni artık depolarında e-işlemi destekleyen yapılara geçmesi ve elektronik irsaliyenin kendi elektronik posta adresine gelmesini istemesinden kaynaklanır.
Not: Hangi GIB Alias’ın hangi depoya ulaşacağı bilinmez. Bu durum zaten “müşterinin isteği üzerine” yapılır. Buradaki liste en azından hatalı adres yazımlarını önlemek içindir.
Değişken Adres için Fatura GIB Alias seçimi
Özellikle internet satışları başta olmak üzere bir kez alışveriş yapan kişiler için Cari hesap açılmaz.
“Peşin Satış” adı da verilebilen bir cari hesap açılarak “Fatura sırasında unvan ve adres” isteneceği belirtilir.
Alıcı son kullanıcı ise “e-arşiv” kesileceği için sadece mail adresinin alınması yeterli olur. Ancak alıcı e-Faturaya tabi ise alıcının GIB Alias’ının belirtilmesi gerekebilir. Daha önce de belirtildiği gibi aslında alıcının tek GIB Alias’ı varsa hiç bir şey belirtmeye gerek yoktur. Çünkü özel entegratör “varsayılan tek GIB Alias” bilgisini esas alarak e-Faturayı yerine ulaştırır.
Sadece kişinin birden çok e-fatura adresi varsa bu durumda adres seçimi gereklidir.
Kısacası bu seçim bir kez alış-veriş yapan kişinin “çoklu adresi olduğunu belirtmesi” durumunda kullanılır.
Konsolide Cari (Zincir Mağaza) çözümü
Konsolide Cari yani zincir mağazalarda irsaliye şubeye teslim edilir ancak fatura merkeze kesilir. Bu yüzden e-Fatura GIB Alias’ın merkezde verilmesi, e-İrsaliye GIB Alias’ın ise sadece şubede verilmesi gerekir.
Konsolide Detay (Yani zincir mağaza şubesi) için e-Fura bilgilerinin bir kısmı kapalıdır (Merkezinki geçerli olsun diye).
Ancak GIB Alias kısmı açıktır. Bu şekilde şubeye irsaliye açısından GIB Alias belirtilebilir.
Sonuç;
- GIB alias bir elektronik belgenin ulaşacağı bir elektronik adrestir
- Cari Tanımda e-fatura ve e-irsaliye için Gib alias vardır ve hazır listeden seçim yapılabilir
- Özel entegratörler tek GIB Alias varsa gelen adrese bakmadan uygun adrese yönlendirir. Bu yüzden boş GIB Alias temelde sorun yaratmaz
- Özellikle irsaliyelerde farklı sevk adresleri için farklı GIB Alias istenebilir. Bu durum alıcı ile anlaşarak düzenlenmelidir
- Peşin satışlarda Cari hesap belirtilmeden yapılan satışta alıcı efaturaya tabi ise temelde sorun olmaz. Alıcının çoklu fatura adresi varsa değişken adres tanımına uygun olan bir tanesi belirtilebilir
- Zincir mağazalarda şubelere irsaliye, merkeze ise fatura adresi vererek ilgili yerlere ulaşım sağlanır.
GIBAlias eIrsaliye eFatura ElektronikAdres IrsaliyeAdresi SevkYeri PesinSatis
