İzlenebilirlik
Şubat 2022
Günümüz dünyasında, global ticaret yaygınlaştığı için uluslararası firmalar arasındaki iş birliği yaygınlaşmıştır. Tabi ki firmaların gelen ürünlerin kalitesel anlamda ne durumda olduklarını ürünler fiziksel olarak ellerine ulaşmadan bilmek imkansızdır. Bu durumlar için global anlamda iş birlikleri ile ticari kuruluşlar belgelendirmeler ile ürünlerin kaliteleri güvence altına alınmıştır. ISO, DIN ve TSE gibi standartlar bu kalite güvence belgelerinin en bilinir olanlarıdır.
Kalite güvence belgelerinin alınabilmesi için belgelendirme firmaları görevlendirilmiştir ve bu firmalar belgelere uyum sürecini ara denetimler ile denetlemektedirler.
Bu standartların içerisindeki önemli konularından biriside izlenebilirliktir. İzlenebilirlik konusu kelime anlamı itibari ile bir ürünün, üretim içerisinde geçirmiş olduğu faaliyetleri gösterimidir. İzlenebilirlik kavramı içerisinde ürünün üretimi sırasında hangi hammaddelerin kullanıldığı ve hammaddelerin nerelerden geldiği gibi konularda yer almaktadır. Bu yazımızda VİO ticari sistemlerinde izlenebilirlik konusu nasıl işlenmektedir incelenecektir.
Lot No
İzlenebilirliğin sağlanabilmesi için Lot numarası denilen bir kavram devreye alınır. Lot numarası, satın alınan hammadde ve malzemelerin, üretilen yarı mamul ve mamullerin alım ve üretim aşamasında sisteme giriş yaptıklarında verilen belirli kurallara bağlı bir numaradır. Bu numara o ürüne özel olur ve geçmişe yönelik araştırmalarda lot numarası ile istenilen bilgiye ulaşılabilir. VİO içerisinde lot numarası kavramı “Stok-Parametreler-Stok Genel Parametreleri” menü adımından özel saha sekmesinde izlenebilirlik bölümündeki “Lot No” parametresi işaretlenerek açılır.
Lot No kısmında isim değiştirilebilmektedir. Firmalar kendilerine özel bir isim vererek lot numarası yerine “parti no” gibi kavramları kullanabilirler. Ayrıca lot numarası 5 ile 20 karakter arasında değişebilir.
“Dayanıksız Mal Garanti Takibi” özellikle gıda sektöründe kullanılmaktadır ve raf ömrü olan ürünler için uygulanmaktadır. Bu konuya başka bir yazıda detaylı bir şekilde yer verilecektir.
Hammadde Lot Numarası
Stok parametrelerinden lot numarası parametresi açıldıktan sonra programın belli noktalarına lot numarası ile ilgili başka parametrik ayar yapma seçenekleri gelir. Bunlardan ilki “Alım-Parametreler-Alım Genel Parametreler” kısmından Genel-2 sekmesinde otomatik lot oluşturma işlemidir. Bu parametre ile her fatura veya irsaliye kaydında satırlardaki ürünlerin verilen lot kuralına göre otomatik lot numarası alması sağlanır.
Lot no kuralı ise gelen ürüne otomatik oluşturulacak lot numarasının nasıl oluşacağını gösterir. Bu kural belirli bir formatta oluşturulur. Kural oluşurken her bir kodun anlamlı bir karşılığı vardır. Örnek olarak GGAAYY## kuralı gelen irsaliye yada faturanın tarihi yanına sıra vererek 31012201 şeklinde ve 31012202 şeklinde gibi lotlar oluşturur burada 31012201’in anlamı 31.01.2022 tarihinde gelen birinci grup ürün şeklindedir. Tabi ki verilen lot numarası firmaya özgü olarak belirlenir.
.jpg)
Otomatik lot oluşturulacak olan ürünler her stok koduna verilebileceği gibi belirli ürünlere yada gruba yada sadece hammaddeler olarak değiştirilebilir. Sonuç olarak firma bünyesinde lot numarası ile takip edilmeyecek malzemeler olabilir.
Parametre ayarları tamamlandıktan sonra gelen irsaliye yada fatura kaydı yapıldığı zaman fiş bünyesindeki ürünlere program tarafından belirlenen kural doğrultusunda lot numarası verilir.
Yarı Mamul ve Mamul Lot Oluşması
Üretilen her mamul ve yarı mamul için lot oluşması parametresi yine hammaddeler için lot oluşması gibi “Üretim-Operasyon-Operasyon Genel Parametresi” kısmında diğer sekmesinde otomatik lot oluşması parametresi ile açılarak sağlanır.
Otomatik lot no oluşması için kuralın doldurulması yeterlidir. Bu bölümde ayrıca lot no iş emrinde verilir parametresi, lot numarasının oluşmasını beklemek yerine iş emri açılınca otomatik iş emrinde lot numarasının atanması sağlanabilir.
İzlenebilirlik Sorgusu
İzlenebilirlik sorgusu yazının başında bahsedilen stok parametrelerinde lot no parametresi açıldıktan sonra eklenen bir menü adımıdır. Bu menü adımı stok modülünün altında “Sorgulama-İzlenebilirlik” adı ile açılır.
Bu adımda bir stok kodunun herhangi bir lot numarası ile ilgili geçmiş kayıtlarına bakmak için kullanılır. Sorgu yapılacak lot biliniyor ise direk yazılabilir ya da sistemde kayıtlı olan lotlardan bakılarak kontrol edilebilir. Sistemdeki lot numaralarından bakmak için sorgu kısmının yanında L tuşuna basarak önce stok kodu seçilir
Stok kodu yazıldıktan sonra çalıştır butonuna basarak ilgili stoğun sistemde kayıtlı olan lot numaraları getirilir.
Daha sonra sorgulaması yapılacak olan lot numarası seçilir ve ilgili lot numarası ile ilgili kayıt geçmişi ekrana gelir.
İlgili satırın detayları aşağıda görülmektedir. Örneğin üretim fişi için kullanılan hammadde bilgilerinin detayları gelmektedir. Bu bölümden hammaddeler bölümündeki ilgili satır seçilerek “Seçilen Satırı Sorgula” butonuna tıklanırsa hammadde lot geçmişine geçiş yapılabilir.
İzlenebilirlik LotTakibi GarantiTakibi LotNo
