e-Faturaya Tabi Durumu İçin Çözümler
Ekim 2021
e-Faturaya Tabi Vergi No Listesi
GİB e-Faturaya geçenleri liste olarak yayınlamaktadır.
Vio Programları bu listeyi
. Özel bir FTP’den listenin alınması
. Ya da bağlı bulunan özel entregratörden verinin alınması
şeklinde indirerek kullanmaktadır.
Bu bilgiler e-Fatura’ya tabi geçici bir listeye yazılır.
Bu liste güncel durumda ise cari tanımda vergi no (veya tc no) yazıldığı zaman geçici listeden bu vergi/tc no’nun efaturaya tabi olma durumu varsa gösterilir.
.png)
Cari tanımda e-Fatura’ya Tabi bilgiler
Cari tanımda e-işlem sekmesinde e-işleme tabi bilgiler bulunur.
Yazılan vergi/tc no’ya göre e-faturaya tabi olma durumu burada da gözükür.
Manuel işlem yapılacak olsaydı “e-Fatura” durumu için “e-Fatura” seçilmesi gerekirdi.
Ayrıca Senaryo tipinin belirtilmesi ve e-Fatura ve/veya e-irsaliye Gib alias durumlarının verilmesi gerekirdi.
Oysa tüm bu işlemler aynı sayfadaki “Özel Entegratörden Kontrol” tuşu ile belirlenebilir.
Ya da az ileride belirtildiği şekilde toplu olarak bu bilgilerin güncellenmesi mümkündür.
e-Faturada senaryo tipi Ticari/Temel/Kamu olabilir.
“Kamu” tipi sadece devlete ait kamu kuruluşları için geçerlidir.
“Kamu” olma durumu e-Faturada bazı ek bilgilerin olmasını zorunlu kılar.
“Temel” ve “Ticari” senaryo Özel sektör firmalarına has olan durumdur.
“Temel” senaryo durumunda alıcının “faturaya doğrudan itiraz hakkı” yoktur.
Alıcı ‘Temel senaryoya sahip’ kabul etmeyeceği fatura için
- Ya doğrudan iade faturası keser
- Ya da “Gib portalından” iptale talebi yapar
- Talebi alan gönderici isterse 7 gün içinde kendi faturasını iptal edebilir
“Ticari” senaryo durumunda ise alıcı 7 gün içinde “Onay” veya “Red” işlemi yapabilir.
7 gün içinde işlem yapılmaz ise fatura otomatik kabul edilmiş sayılır.
Öte yandan alıcı e-Faturaya tabi ise bu firmanın e-fatura kesmesi gerekir. Diğer firmalara ise sadece e-Arşiv kesebilir.
Ticari onay/red mekanizması sadece e-faturaya tabi durum için geçerlidir. e-Arşivler Cari tanımdaki senaryoya bakmaksızın zorunlu olarak “Temel” senaryo kabul edilir.
“Kamu” senaryosu durumunda alıcıya ait bazı ek bilgilerden ayrı olarak “ödemenin yapılacağı IBAN numarasının” da belirtilmesi gerekir.
Kamu faturası kesilecek ise Vio Programı İşyeri tanımında bu firmaya ait “IBAN numarası” belirtilmelidir.
Vio Programları anılan tüm süreçleri takip edip, gerekli yerlerde uyarılarda bulunmaktadır.
“GIB Alias” kavramı
GIB Alias kavramı daha önce “e-işlem Mimarisi” yazısında antatılmıştı. GIB alias email sistemindeki mail posta kodu gibi bir anlam taşır. Yani e-İşlem belgelerinin gönderici ve alıcı elektronik posta adresleridir.
e-Fatura ve e-İrsaliye için ayrı GIB Alias olabilir. VKN belirli ise listeden bu VKN’ye ait e-Fatura ve/veya e-irsaliye gib alias seçilebilir.
Anılan GIB Alias Listesi GIB’den alınan e-Faturaya tabi kişiler listesinden elde edilir.
Anılan listenin önden Cari Servis adımından indirilmiş olması gereklidir.
Bir firma için çoklu GIB Alias olabilir. Bu durum firmanın şubesi ve/veya departmanı için ayrı adres kullanmasından kaynaklanır. (Örnek: defaultpk@vioyazilim.com.tr yanısıra konya@vioyazilim.com.tr gibi şube için ayrı alıcı kullanılması gibi).
e-İrsaliye GIB Alias zorunlu değildir. Yok ise boş bırakılır. Bu tür müşterilere e-irsaliye düzenlenirse e-fatura GIB Alias kullanılır (Yani fatura da irsaliye de aynı yere gitmelidir).
e-Fatura’ya Tabi bilgilerin toplu olarak güncellenmesi
e-Faturaya tabi Senaryo ve GIB Alias bilgisi toplu olarak belirlenebilir.
e-Faturaya tabi bilgilerin güncellenmesi için alternatif yöntemler vardır.
En rahat olanı Ana Menüde Cari servis işlemlerinde “e-Fatura Cari Sorgula (FTP)” adımında
‘Cariler de güncellensin’ denerek işlem yapılmasıdır.
Bu durumda hem efaturaya tabi olan geçici liste güncellenir, hem de Cari tanımlardaki e-faturaya tabi bilgiler güncellenir.
Cari Servis işlemlerindeki “e-Fatura Cari sorgula (Özel Entegratör ...)” işlemi de aynısını yapar.
Ancak internet üzerinden çok büyük bir veri ineceği için uzun bir zaman harcanabilir.
FTP adımından sıkıştırılmış tek dosya çok hızlı ineceği için anılan FTP adımından işlem yapılması tavsiye olunur.
Cari Servis işlemlerindeki “e-Fatura Cari Güncelle” işlemi oluşan geçici bilgilere göre Cari tanımlardaki e-işlem bilgilerinin güncellenmesini yapar. Diğer adımlarda “Cari güncellemesi yapılsın” denmiş ise bu adıma ihtiyaç yoktur. Bu adım sadece önce indir, sonra güncelle yapmak isteyen yerler içindir.
e-Fatura Cari Güncellemesi sırasında GIB’den alınan listedeki bir VKN için
- İlgili VKN’ye bağlı müşteri varsa bulunur
- e-Fatura tabilik durumu kapalı ise açılır
- GIB tanımında firma tipi Kamu ise e-Fatura senaryosu Kamu yapılır
- Bu cari için şu anki eFatura GIB Alias bu VKN için gelen e-Fatura GİB Alias listesinden herhangi birisi ise sorun yoktur. Aksinde listedeki ilk geçerli GIB Alias esas alınarak cariye işlenir
- Bu VKN için gelen listede e-irsaliye GIB alias yoksa Cari tanımdaki e-irsaliye GIB Alias boşaltılır
- Aksinde tıpkı e-fatura gibi uygun şekilde e-irsaliye GIB alias belirlenir
Kullanıcı bir cari hesap için GIB Alias kısmında ‘L’ tuşu ile isterse legal başka adres seçebilir.
VIO Programlarında bu çözümler sayesinde cari hesapların e-işlem durumu ve adresleri kolayca güncel hale getirilebilir.
e-Fatura e-Fatura Senaryo Temel Fatura Ticari Fatura Kamu Fatura GİB Alias Vio
