Ba/Bs Temmuz/2021 Vio Ek Olanaklar
Temmuz 2021
Ba/Ba’lerde e-işlem dışı durumu
GİB’in yayınladığı genelgeye göre Ba ve Bs formlarında
. Ba/Bs’ye dahil olma kuralında değişiklik yoktur
. Ancak bu formlarda sadece e-işleme esas belgelerin toplam sayısı ve cirosu gösterilecektir
Bu yazıda e-işleme tabilik açısından şu ana kadar ek olanaklar dışında yazı sonunda “çok daha pratik” ek olanak anlatılacaktır.
Vio Programlarında e-işleme tabilik durumu
Bu konuda Vio programlarında daha önceden
. Ticari fişler
. ve Hizmet fişlerinde (Cari, Kasa, Banka) bu konuda önlem alınmış idi
Ticari fişlerde “e-işleme tabidir” işareti konursa fiş e-işleme tabi kabul edilir.
Keza Hizmet fişlerinde “satırda” e-işleme tabilik durumu işaretlenirse ilgili kayıt yine e-işlem fişi olarak kabul edilir.
e-işleme tabilik için Vio’nun sağladığı olanaklar
Cari hizmet fişinde program teorik olarak e-işleme tabilik durumunu belirleyemeyebilir.
Ancak Ticari fişlerde kullanıcı “e-işleme tabidir” işaretini koymasa dahi program belgenin e-işleme tabi olacağını anlarsa otomatik işaret koyar.
Örnekler:
- Gelen alım faturasında UUID (ETTN) kodu varsa bu e-faturadır
- Elle işlenen alım faturasında Satıcı e-faturaya tabi ise bu e-fatura kabul edilir
- Satış faturası kesilirken program zaten cari hesaba bağlı olarak belgenin e-fatura, e-arşiv olduğunu belirliyordur
- İhracat faturası kesilmiş ve e-fatura açık ise ihracat faturası e-ihracat durumundadır
- e-Müstahsil uygulaması varsa tüm normal süt makbuzları veya müstahsil makbuzları e-müstahsile tabidir
Kısacası Vio Programı belgenin işlenme anında işaret konmasa dahi “e-işleme tabidir” işaretini bazı özel durumlarda otomatik işaretleyebilir.
Ba/Bs formlarında “No Yıl” kontrolu ile e-işleme tabilik durumu
Düzenli kayıt işleyen müşteriler için Vio’da Ba/Bs formlarında ekstra bir olanak daha getirildi.
‘Belge no ylı varsa e-işlem kabul edilsin” seçeneği otomatik işaretli gelir.
Bilindiği gibi e-işleme geçmeden önce belge numaraları AB1234 gibi (seri=AB, Fişno=1234) belirtiliyordu.
e-işleme tabi belgelerde belge numarası artık POL2021000001234 (seri=POL, Noyıl=2021, Fişno=1234) gibi gelmektedir.
Kayıtlar numaralama kuralına uygun şekilde oluşturulmuş ise e-işleme tabidir diye işaret araştırmasına gerek kalmaz.
Kendi kestiğimiz tüm belgeler ve müşteriden gelen e-işleme tabi tüm begeler bu formata uygundur.
Yeter ki gelen belgeler de bu kurala uygun şekilde işlensin.
Bu durumda Ba/Bs formunda zaten otomatik işaretli gelen “Belge No yılı varsa e-işlem kabul edilsin” seçeneği ile rapordan e-işleme tabi belgeler dışlanabilir (Yani Form e-işelem tabi olmayan belge sayısı ve cirosuna göre hazırlanabilir).
Kullanıcı e-fatura, e-arşiv için bir düzensizlik yapamaz. Program zaten daha kayıt anında e-işleme tabi olması gereken belge için noyıl bilgisi yoksa hemen itiraz eder.
Tüm sorun gerek alım faturası gerekse cari hizmet adımlarında işlenen belgelerde no yılı koyma durumudur.
Örnek:
- Karşı firma e-faturaya tabi değil
- ama 5000 tl’yi geçtiği için e-arşiv kesmiş (hatta geçmeden de kesilebilir)
- ve düzgün şekilde ABC2021000000067 benzeri numara oluşturmuş
- ama buraya işleyen kullanıcı bu belgeyi seri=ABC, Noyıl=boş, FişNo=67 işlerse
program doğal olarak bu belgeyi e-işlem dışı kabul eder. Bu durumda ya numara düzeltilmelidir. Ya da belgeye “e-işleme tabidir” işareti konmalıdır.
Ba/Bs formlarında e-işleme tabilik tüm kontrolu
Ba/Bs formları alınırken Vio programı sırayla şu kontrolu yapar:
- “No yılı” kontrolu istenmiş ve belgenin no yılı varsa e-işleme tabidir
- Değil ve Ticari fiş ise UUID kodu varsa e-işleme tabidir
- Değil ve Ticari fiş ise fişin e-fatura, e-arşiv vs olduğunda dair işaret varsa varsa e-işleme tabidir
- Değil ve kayıt için “e-işleme tabidir” işareti varsa belge e-işleme tabidir
Şeklinde yorum yapılır. Bu kurallara uymayan ve geçerli olan belgeler e-işlem dışı ve Ba/Bs’de gösterilmesi gereken belge kabul edilir.
Bu kural dizisine göre no yıl düzgün yazılmış ise diğer hiç bir şeyin önemi olmadan Ba/Bs formu düzgün olarak alınabilir.
Ba/Bs formları Muhasebeden değil, Ön Muhasebe’den alınmalıdır
Temmuz 2021 öncesinde Ba/Bs formları istenirse Ön Muhasebeden istenirse Muhasebeden (muhasebe kayıtlarından) alınsın sorun yoktu. Ancak özellikle alım belgelerinin Muhasebede ayrımı yapılamayacağı için artık Ba/Bs formları sadece Ön Muhasebeden alınacak hale getirilmiştir.
Muhasebe Beyanname kısmından Ba/Bs istenirse program Temmuz 2021 sonrası ön muhasebeden alınması gerektiği mesajını verir.
Muhasebeleşme kontrolu
Vio programlarında Ba/Bs formları “Kontrol Raporu şeklinde” alınsın diye belirtilirse
Ba/Bs formuna alınan belgeler tek tek gösterilir. Belgenin e-işleme tabi veya e-işlem dışı değeri gösterilir.
Ek olarak “muhasebeleşme yapıldı mı” kontrolu amacıyla “Mh.” Kontrolu vardır. Bu kolon boş ise belge Muhasebeleşmemiş durumdadır.
İstenirse Kontrol raporu “Muhasebeleşmemiş olanlar” şeklinde alınarak ön kontrol yapılabilir.
Yasal çıktı alırken Muhasebeleşme otomatik kontrolu
Ba/Bs formu döküm amaçlı, kontrol amaçlı ya da yasal e-Beyanname çıktısı olarak alınabilir. Muhasebeleşmemiş bilgilerden de “olası Ba/Bs durumu” için çıktı alınabilir.
Ancak Ba/Bs formu e-Beyannameye esas XML çıktısı şeklinde alınacak ise kayıtların Muhasebeleşmiş olması zorunludur.
Bu nedenle e-Beyanname amaçlı işlem yapılırken program öncelikle muhasebeleşme durumunu kontrol eder ve muhasebeleşmemiş olan kayıt varsa kontrol raporu şeklinde alınmasını ister.
Ba/Bs Fatura e-İşlem Tipi Vio e-İşlem Dışı Beyanname
