Tedarikçi Yönetimi
Ekim 2022
Kuruluş için üretim girdisini tedarik etme konusunda, girdilerin nereden sağlanacağı önemli bir karar noktasıdır. Eğer girdilerin dışarıdan sağlanmasına karar verildiyse, potansiyel tedarikçiler konusunda kapsamlı bir araştırma yapılması gerekir. Ardından tedarikçiler proseslere tam olarak entegre edilmelidir. Çünkü prosesler, dışarıdan sağlanan ürün ve hizmetlerin etkisi göz önünde bulundurulmadan tam olarak geliştirilemez.
Tedarikçilerin, birçok kuruluşun karlılığı, pazar payı ve hayatta kalabilmesi gibi konulardaki rolü çok kritiktir. Satın alma personelleri hem müşterilerin ihtiyaçlarını anlamalı hem de bu ihtiyaçları tedarikçilere eksiksiz bildirerek onların da bu konudaki performanslarını yönetmelidir.
VİO programlarında her stok için tedarikçiler tanımlanıp, MRP ve satın alma işlemlerinde tedarikçi analizleri yapılabilir.
STOK KARTI İÇERİSİNDE TEDARİKÇİ TANIMLAMA
Stok kartının diğer sekmesinde Stokun potansiyel tedarikçileri ve varsa varsayılan tedarikçileri tanımlanabilir. Varsayılan tedarikçiler zamanla değişiklik gösterebilir. Varsayılan işareti olan tedarikçi Talep teklif dönüşümü veya MRP hesaplarında kullanılır.
Tedarikçi tanımlanırken, paketli şekilde tedarik ediliyorsa “Paket?” işaretlenmelidir ve paketli tedarik için miktar kısmına “paket sayısı” yazılmalıdır.
“Karşılama Oranı” bu tedarikçinin bu malzeme ihtiyacını hangi oranda karşıladığını (ÖR: %70 bir tedarikçiden %30 başka bir tedarikçiden karşılanıyor olabilir.),
“Temin Süresi” tedarikçiye sipariş verildiğinde, siparişin ne kadar sürede temin edileceğini,
“En Az Miktar” bu tedarikçiden verilebilecek en az sipariş miktarını,
“İlave Miktar” ise en az miktarın üstünde verilecek siparişlerde en az ilave miktarı ifade eder.
Burada belirtilen veriler özellikle MRP hesabında kullanılır. Öyle ki üretim başlamadan temin süresine göre mal gelebilir mi kontrol edilir. Sipariş tarihi buna göre belirlenir. Teklif veya Sipariş açılacak ise En Az miktar kadar açılır. Sonraki ilaveler “İlave Miktar” katları kadar olur vs..
STOK TOPLU TEDARİKÇİ EKLEME/ÇIKARMA
Alım sayfasında Stok tedarikçileri sekmesi mevcuttur. Hemen hemen her listede olduğu gibi excelden veri aktarımı, tedarikçileri toplu aktarmada da kolaylık sağlamaktadır. Ayrıca “Toplu Tedarikçi Ekleme” ve “Listeden Çıkarma” işlemleri yapılmaktadır.
Toplu tedarikçi ekleme sayfasında hangi tedarikçilerin hangi stoklara atanacağı seçilir. Çalıştırıldığında belirtilen tedarikçiler belirtilen stoklara atanır ve stok kartında tedarikçiler kısmında görülür.
Stok tanımına toplu ekleme ile gelen tedarikçilerin paket, varsayılan, temin süresi, karşılama oranı, en az miktar ve ilave miktar alanları boş gelmektedir. Sonradan bu verilerin girilmesi gerekir.
GEÇMİŞ ALIM FATURALARINDAN TEDARİKÇİ BELİRLEME
Bu olanak sayesinde Tedarikçi yönetimine geçen Vio müşterisi geçmiş Alımlar sayesinde kolayca tedarikçilerini belirleyebilir.
Böylece Tedarikçi belirlemek için harcanacak büyük bir zamandan tasarruf edilir. Kısmi alım yapılan satıcılar “Tedarikçi çıkarma” işlemi ile kolayca ilgili ürünlerden çıkarılabilir.
OTOMATİK TEDARİKÇİ OLUŞUMU
“Alım Genel Parametreleri” adımından “Alım işleminde otomatik Tedarikçi oluşsun” seçeneği işaretlendiğinde bir mal ya da hizmet satın alındığında satın alınan tedarikçi, stokun tedarikçileri arasında görünecektir.
Geri planda yapılan bu işlem sayesinde sistem Tedarikçi yönetimi için önemli bir altyapıyı otomatik olarak oluşturur.
Ara sıra alım yapılan bazı satıcılar kolayca tüm tedarikçilerden atılabileceği için listeler bir süre içinde rahatça doğruya yakın şekilde oluşturulabilir.
HİZMET TEDARİKÇİSİ
Tıpkı stoklar gibi Hizmet de Tedarik edilebilir. Bu yüzden Hizmet tanımlarında da Tedarikçi tanımı yapılabilir.
Bu işlem çok az kullanılmakla birlikte Hizmet alımı yapan işletmeler için önemli bir yer tutar.
Satın alma yoluyla otomatik Tedarikçi oluşumu Stok yanı sıra Gider Hizmetlerinde de geçerlidir.
MRP YOLUYLA TEDARİK ANALİZİ
MRP de “sipariş üretim planı” oluşturulurken açılan sayfada “Tedarik Yönetimi” adı altında “Stokun tüm tedarikçileri belirtilsin” seçeneği seçildiğinde stoğa tanımlı tüm tedarikçiler bu plana göre verilecektir. Belirli kriterlere göre tedarikçi seçimi de buradan hareketle yapılabilir.
“Tedarik için otomatik teklif aç (Tedarikçi Yoksa Talep Aç)” seçeneği seçildiğinde Stokun tedarikçisi varsa tedarikçilere teklif açılacaktır. Stoka hiçbir tedarikçi tanımlanmamışsa “İç Talep” açılacaktır.
Sipariş Üretim Planı bu şekilde alındığında malzeme gereksinimi planı yapılmış olur. Malzeme gereksinimi içinde stoğun tüm tedarikçilerinin analizi sağlanır. Stoka ve tedarikçiye göre gruplanmış şeklinde raporda verilir.
Tedarikçi analizi yapılırken yukarıdaki görselde h01 kodlu kapak stoku için iki tedarikçi tanımlandığı görülür. Derya Plastikten stok 5 günde temin edeceğinden *Ted Zor* şeklinde yanına yazılmıştır. Rota Plastikten hemen temin edileceği için ilave kat kuralına göre tedarik miktarı hesaplanmış ve stokun tedarikçisi olarak seçilmiştir.
H02 kodlu silisyum stoku için tek tedarikçi tanımlandığı için tedarik miktarı hesaplanmış fakat temin süresi 4 gün olduğu için *Ted Zor* şeklinde uyarı verilmiştir.
“Sipariş Üretim Planı Listesinde” plan için rapor başlatıldığında Malzeme Tedarik Analizi ve Tedarikçi Analizi rapor şeklinde sunulmaktadır.
Stokların temini zorsa “talep fişi” olarak açılır ve böylece stoku istenen sürede temin edecek yeni tedarikçiler araştırma veya tedarikçisi ile haberleşerek neler yapılacağına karar verme yoluna gidilebilir.
Görüleceği üzere MRP’de malzeme için varsayılan tedarikçinin temin süresi dikkate alınarak malın temini araştırılmaktadır. Üretim başlamadan mal gelemeyecek ise “* Ted Zor *” ifadesi ile özel araştırma içine girilmesi gerektiği belirtilmektedir. Bu noktada malın toplu tedarikçilerinim olması araştırma için önemlidir.
TALEP FİŞİNDE TEDARİKÇİNİN ÖNEMİ
İç talep fişi manuel şekilde açılabildiği gibi MRP yoluyla da oluşabilir (Tedariği zor olanlar ya da Tedarikçisi olmayanlar için)
İç talep fişinde bir malzeme satırında iken buna ait
-Tedarikçiler
-Ya da tedarikçi olmasa dahi önceden alım yapılanlar
liste halinde gösterilir ve bu listede
-Cari hesabın Tedarikçi olup olmadığı
-Bu malzemenin en son ne zaman alındığı
-Hangi fiyata ve ne kadarlık miktar ile alındığı
belirtilir. Böylece iç talebi oluşturan kişi daha bu noktada alıma kararını hemen verebilir.
Tedarikçi olmayan ve Alım yapılan Cari hesap seçilip “Seçileni Tedarikçi Yap” işlemi ile bu cari hesap ilgili malzemenin tedarikçilerine eklenir.
Talep fişinde malzemeye ait gözüken cari hesaplardan uygun birisi seçilip “Satır Tedarikçisine Yaz” butonu ile
-Bu talep fişindeki
-Bu malzemenin
-Seçilen cari hesaptan alımının yapılacağı
onaylanmış olur. Aksinde talep değerlendirme süreci ile Tedarikçi belirlemesi yapmak gerekirdi.
SONUÇ:
-Tedarikçiler toplu bir şekilde eklenip çıkarılabilir.
-Hammadde/Malzeme satın alma işlemi yapıldıkça tedarikçilerin otomatik oluşması sağlanabilir.
-Önceden yapılan satın alma faturalarından yola çıkarak toplu şekilde tedarikçi oluşturulabilir. Böylece hızlıca tablo oluşturulur.
-VİO programları sayesinde MRP işlemleri sonunda Tedarikçi analizi sağlanır bu da satın alma ve tedarik süreçlerini önemli derecede etkiler. Üretim ya da hizmetin ilk adımı olan hammadde tedarik süreci ise sonraki prosesleri önemli derecede etkilemektedir.
-Planlama aşamasında tedarikçi analizi sayesinde, tedarikçi durumuna göre talep veya teklif fişleri oluşturulması otomatik olarak yapılır. Böylece hem ekstra iş yükünü azaltarak kullanım kolaylığı sağlanır hem de olası karışıklığın önüne geçilir.
-Temini zor olan stokların tedariği için talep açılması sayesinde, yeni tedarikçi araştırmasına ya da mevcut tedarikçilerle farklı anlaşmalar yoluna gidilebilir.
-Analizlerde tedarikçilere ait satın alma fiyatlarının veriliyor olması sayesinde fiyat ve performanslar değerlendirilebilir.
-Tüm değerlendirmelerin sonucunda, işletmede tedarik sürecinde yıllardır süre gelen alışkanlıklara istinaden mi belirli tedarikçilerle çalışıldığı yoksa tedarikçi araştırmasının sürekli olarak tedarik ağının geliştirilmesi amacıyla mı yapıldığı da analiz edilebilir.
Tedarikçi Yönetimi Ürün Tedarikçileri MRP İç Talep Alım Teklifi Vio ERP
