Vio'da Personel Sistemi ve Ön Muhasebe
Nisan 2022
Personel Modülü – Ön Muhasebe Modülü Bağlantısı Olmalı mı?
Personel modülünde genellikle personel kartları açılır, puantajlarının girilir, bordronun hesaplanıp, muhasebeye aktarılır ve ilgili belgeler alınır. Muhasebeden personelin alacağı, açılmışsa cari kartlar üzerinden borcu, kaç lira maaş alacağı kalmış sorusunun cevabı için genellikle hesap makinasından işlem yaparak bulunur. Bu işlemler böyle alışılageldiği için ya karakalem defter üzerinde takip ya da borcu bir yerden alacağı bir yerden hesaplanarak dönem sonunda ne kadar maaş ödeneceği konusu ayrı bir işlem gerektirir.
İnsan kaynakları ya da personel bölümü personelin hakkedişini çıkarır, finans bölümü avanslarını hesap eder, insan kaynaklarından gelen bilgi üzerine çalışma yapılarak maaşlar ödenir. Muhasebe bölümü ise SGk, Muhtasar beyannameleri ile uğraşarak ödeme zamanlarında bu çalışmaları yapar.
Bu uygulamalar ön muhasebe bağlantıları ile yapılsa, personele ödenecek ücretler, icra, avans, v.b. ödemeleri kasa, banka, cari modüllerinde yapılarak ilerlense, herşey yerli yerine oturacak, banka maaş ödemeleri bile maaş talimat fişi ile bankaya gönderilebilir olacaktır.
Personel modülünde muhasebe bağlantılarıyla birlikte ön muhasebe bağlantısı da olmalı, bordro tahakkuk işlemi olarak adlandırdığımız işlemin hizmet kodlarıyla bağlantısı sağlanarak tahakkukların ön muhasebeye işlenmesi sağlanmalıdır. Dolayısıyla personel carisini, vergi dairesi ve Sgk carilerini , hangi vergiyi ödeyip ödemediğimizi gibi bütün insan kaynakları – finans – muhasebe bilgilerini içeren işlemler yapabiliriz.
İşlemler tek bir kaynaktan yönleneceği için ;
cari hesap takibi (personel borcu alacağı) olması gereken yerde CARİ modülünde,
Ödenecek primler, vergiler HİZMET modülünde,
Vergi Dairesine ne ödeyeceğiz, SGK ya ne ödeyeceğiz sorusunun cevabı da yine CARİ modülünde cevaplanabilecektir.
Dolayısı ile iki – üç işlem yapmaktan kurtulup tek işlemle cari, banka, kasa, muhasebe işlemleri takibi de yapılmış olacaktır.
Personel Modülü – Ön Muhasebe Modülü Bağlantısı
Vio da Personel Modülü ile ön muhasebe programları arasında gelişmiş bir bağlantı yapısı vardır. Bağlantı özelliklerinden bahsedecek olursak;
- Personel kartları istenen ön ek ile cari modülünde otomatik açtırılır. Güvenlik amacıyla bu kartların tiplerine PER (Personel) kodu otomatik olarak atanır. Dolayısıyla personel bölümü ile ilgisi olmayan kullanıcılar personelin kartını ve hareketlerini göremez.
- Personel modülü ile muhasebe bölümü bağımsız veritabanlarında çalıştığından istenen veri tabanına bağlanabilir.
- Bordo tahakkuklarında ilgili hizmet kartlarının açılmış olması şartı ile;
- Esas Ücretler,
- Sgk İşveren Payı,
- İşsizlik Sigortası İşveren Payı,
- Personele ödenecek ücretler (CARİ),
- Ödenecek Diğer Ücret Stopajları,
- Ödenecek Ücret Damga Vergileri,
- Ödenecek S.G.K. primleri,
- Ödenecek İşsizlik Sigortası Primleri
İstenen hizmet kodlarına bağlanabilir.
Ön muhasebe bağlantılı çalışma avantajları ;
- Personele verilen avanslar cari kartlar üzerinden takip edilecek, kasa veya banka hangi modülden ödenmiş ise o modül üzerinden çalışarak bütünlük sağlanacaktır.
- Personel modülünde ayrı kayıt, kasayı veya bankayı tutturmak için ayrı kayıt yapılmadığından kullanıcı hataları da en aza indirgenecektir.
- Maaş zamanında bankaya gönderilecek talimat listesi de program tarafından hazırlanabileceğinden banka için liste oluşturma sıkıntısı kalmayacaktır.
- Hizmetlerini detaylı olarak takip eden, etmek isteyen firmalar için ilgili hizmetler çalışmış olacağı için, maliyet çalışmalarında gerçek bilgiler üzerinden yansıtmalar gerçekleşecektir.
Personel – Ön Muhasebe Bağlantısı Nasıl Yapılır?
- Vio Personel / Genel / Parametreler / Dış Entegrasyon Parametreleri adımından
- Program Tipi adımından ÖN MUHASEBE seçilir.
- Tekil veri tabanı bölümünden ilgili veri tabanı seçilir.
- Vio Personel / Entegrasyon / Ön Muhasebe Entegrasyon / Parametreler adımından
- Cari Kod Ön Ek adımından personel kartları açılırken diğer carilerden ayırt etmek amacıyla ÖN EK belirlenir.
- Vio Personel / Entegrasyon / Ön Muhasebe Entegrasyon/ Entegrasyon Tanımları adımından
- İlgili işyeri seçilerek Entegrasyon Tanımları Listesine girilir.
- Entegrasyon Listesi tanımlarından
- İlgili işyeri seçilerek Entegrasyon Tanımları Listesinden tanımlara girilir.
- Brüt Ödenen,
- Özel Kesinti,
- SSK Primi,
- İşsizlik Primi,
- Kesilen Vergi,
- Damga Kesintisi,
- İşveren SGK Primi,
- İşveren İşsizlik Primi
- İşv. SGK Primi Karşılığı
- İşv. İşsizlik Karşılığı
satırları karşılığı ilgili hizmet kodları ile bağlanır. Örnek çalışma şöyle yapılabilir :
Brüt Ödenen: Brüt ücretleri takip etmek istediğimiz hizmet kodu ( 770 02 001 Esas Ücretler gibi), BORÇ karakterli çalışır.
Özel Kesinti: Personelden kestiğimiz avans, icra, v.b. ücretlerin takip edilmesi istenen hizmet kodu
SSK Primi: SSK primi işçi hissesi (% 14 sgk kesintisi) priminin takip edilmesini istediğimiz hizmet kodu, ALACAK karakterli çalışır.
İşsizlik Primi: İşsizlik primi işçi hissesi (% 1) priminin takip edilmesini istediğimiz hizmet kodu ALACAK karakterli çalışır.
Kesilen Vergi: Personel gelir vergisi kesintisi takip edilmesini istediğimiz hizmet kodu ALACAK karakterli çalışır.
Damga Kesintisi: Personel damga vergisi kesintisi takip edilmesini istediğimiz hizmet kodu ALACAK karakterli çalışır.
İşveren SGK Primi: SSK primi işveren hissesi takip etmek istediğimiz hizmet kodu ALACAK karakterli çalışır.
İşveren İşsizlik Primi: İşsizlik sigortası işveren hissesi takip etmek istediğimiz hizmet kodu ALACAK karakterli çalışır.
İşv. SGK Primi Karşılığı: Ödenecek primlerin karşılığında gider olarak takip etmek istediğimiz Ssk primi işveren payı, BORÇ karakterli çalışan hizmet kodu.
İşv. İşsizlik Karşılığı: Ödenecek vergilerin karşılığında gider olarak takip etmek istediğimiz Ssk işsizlik primi işveren payı, BORÇ karakterli çalışan hizmet kodu.
Tanımlar yapıldıktan sonra
- Vio Personel / Entegrasyon / Ön Muhasebe Entegrasyon / Entegrasyon İşlemi adımından
- Tahakkuk yılı ve ayı
- Entegrasyon Tarihi girilerek
- İlgili seçeneklerdeki ENTEGRASYON İŞLEMİ YAP satırı seçilir.
- Sgk İşyeri seçimi yapılır, boş geçilirse yapılacak işlem bütün işyerlerini kapsar.
- Departman seçimi yapılır, boş geçilirse yapılacak işlem bütün işyerlerini kapsar.
- Başlat ikonuna basılarak işlem başlatılır.
- Bu adımda aynı zamanda
- ENTEGRE EDİLMEYENLERİ GÖSTER: Entegrasyon işlemi yapılmayan tahakkukları gösterir.
- ENTEGRE EDİLENLERİ GÖSTER: Entegrasyon işlemi yapılan tahakkukları gösterir.
- ENTEGRASYON İŞARETİ KOY: Entegrasyon işlemi yapmak istemediğimiz ama hata ile entegrasyon işlemi yapılmasın amacıyla yapılan işlemdir.
- ENTEGRASYON İŞARETİ KALDIR: Entegrasyon işlemini tekrar etmek istediğimiz yapılacak işlemi belirtir.
- Başlat ikonuna bastığımızda aşağıdaki gibi bir ekranla karşılaşırız.
Bu listeyi oluşan fişin ön görüntüsü olarak sayabileceğimiz gibi olduğumuz ekranda hatalarımızı veya fişin nasıl oluşacağının bilgisini de almış oluruz.
ENTEGRASYON İŞLEMİ YAPILAN TAHAKKUKLARIN ENTEGRASYON İŞARETİNİ KALDIRMADIKÇA TEKRAR ENTEGRASYON YAPILAMAZ.
Vio Ön Muhasebe Bordro Tahakkuk Cari Sigorta Primi İşsizlik Primi Damga Vergisi Entegrasyon İcmal SGK İnsan Kaynakları
