Muhasebe İşlem Kodları Hakkında
Haziran 2025
Muhasebe İşlem Kodları Hakkında
Muhasebe işlem kodları Muhasebe fişinde “yapılan işlemi belirten” bir kodlamadır.
Muhasebe fişinde fiş açıklaması anlamında da kullanılabilir.
Öte yandan Muhasebe işlem kodu aynı zamanda e-Defter için kritik öneme sahiptir.
Birçok ERP programında Muhasebe fişinde
- e-Defter Belge Tipi (Fatura, Çek, Diğer …)
- e-Defter Belge No (Fatura nosu, işlem Bordro nosu …)
- ve Diğer belge türüne giriyorsa “özelleştirilmiş belge tür adı” (Çek Bordrosu, Z Raporu, Havale Bordrosu …)
Tek tek belirtilir. Aynı bilgi farklı fişlerde yanlışlıkla farklı yazılabileceği için özellikle “Diğer belge tür açıklaması” tutarsızlığı oluşabilir.
VIO sisteminde bu e-Deftere esas üç belge bilgisi Muhasebe işlem kodunda belirtilir. Böylece sadece işlem kodu seçerek tahmini olarak işlemin adı ve e-Defter açısından bilgiler tek seferde belirtilir.
VIO Muhasebe Entegrasyonunda e-Deftere uygun İşlem kodu ataması
VIO Muhasebe İşlem kodları e-Deftere uygun şekilde hazırlanmıştır.
Entegrasyon sırasında da e-Deftere uygun muhasebeleşme bilgisi yapılır.
Resimde de görüldüğü gibi entegrasyonda sadece işlem kodu düzgün verilerek başlık belge no, belge türü ve ödeme türü düzgün olarak belirlenir. İşlem açıklaması genelde açıklama kısmına da taşınarak e-Defter fiş açıklaması da oluşturulur.
Fatura için verilen örnek “Diğer” adı verilen e-defter belge türü için kullanılabilir.
Ön Muhasebede Muhasebe işlem seçimi
Fatura, Çek/Senet, Banka Havale … gibi bir çok adımda Vio programları kendisi uygun bir işlem kodunu belirleyerek e-Deftere uygun işlem kodunu muhasebe fişine işler.
Ancak Hizmet fişleri veya Genel Dekont fişlerinde kullanıcı kendisi Muhasebe işlem koduna karar vermek ister. Bu yüzden bu adımlarda “Muhasebe işlem kodu” seçilebilir durumdadır ve Muhasebe entegrasyonunda seçilen bu işlem kodu kullanılır.
“Diğer” Belge Türü hakkında
e-Defter kurallarına göre belgenin numarası varsa her numara için ayrı mahsup oluşturulmalıdır. Ancak düzenli olarak oluşan belgeler (Ücret Bordro tahakkuku, Z Raporu, Günlük havale işlemleri …) için “Diğer” belge türü verilerek özel bir numaralama yapılabilir. Zaten GİB de bu tarz düzenli oluşan belgeler için benzer kurallar oluşturulmasını istemektedir.
e-Defter standart belge tipleri çok çok azdır. Bu yüzden mümkün olduğunca “Diğer” belge tipleri ile e-Deftere uygun yapı hazırlamak gerekir.
“Diğer” Belge türlerinde Numara kavramı
Ön Muhasebede Fatura benzeri belgelerde numara zorunludur ve bu numara ile entegrasyon yapılır. Ancak Bordro şeklinde gruplama yapılan durumlarda bunlara numara vermek gerekir.
Zaten e-Defter kurallarına göre Muhasebe fişinde belge türü belirtilmiş ise Belge numarası zorunludur.
Vio Muhasebe entegrasyonu sırasında “ön muhasebe fiş numarası” Muhasebe fişi “e-Defter belge no” olarak verilir. Numara verme zorunluluğu aşılmış olur.
Buna rağmen kullanıcı elle mahsup girip uyarılmasına rağmen Muhasebefişinde başlıkta Belge No vermediği durumlar vardır. Geçmiş dönemlerde bu tarz “Diğer belge” için numara verilmemiş ise e-Defter dökümü sırasında Belge no = 1 varmış gibi döküm yapılmakta idi. Yani yasal sorumluluk (şematron kuralı) aşılmış olur.
Öte yandan GİB artık “farklı fişlerde aynı belge no kullanımını” denetlemeye başlamıştır. Ayrıca aynı belge türü için “numaraların ardışık olması veya belirli kurala göre elde edilmesi” kontroluna başlamıştır. Bu yüzden Diğer belge türü için özel bir numaralama gereksinimi oluşmuştur.
e-Defter öncesinde “Diğer” Belge türlerinde Otomatik numaralama
e-Defter çekileceği zaman işlem öncesi e-Defter ‘Diğer’ Belge No için numaralama’ seçilirse
- Tarih bazında otomatik numaralama yapılır
- Kaydın numarası boş ise fiş başlık Belge no kısmına bu numara yazılır.
‘Kurala göre yeniden numarala’ seçili ise “var olan numara ezilerek” yeniden numara verilir.
Böylece GİB’in istediği “Diğer belge türünde numara olması” ve “numaralamanın da belirli kurala göre elde edilmesi” kuralı gerçekleşmiş olur.
Burada kritik nokta eksik numaraların doldurulması (tavsiye olunan) veya yeniden numaralamadır.
Vio entegrasyonunda genelde bir şekilde ön muhasebe fiş numarası gibi bir bilgi alınarak belge için bir numara üretilir.
Ancak yasal olarak düzgün numaralama isteyen yerler “entegrasyon ile gelen numarayı önemseme çok düzenli bir numaralama yap” istiyor ise yeniden numaralamayı kullanabilir.
Numaralama için VIO bu konuda genel bir kural oluşturmuştur.
YYAAGG## şablonuna göre numara oluşturulur. (Y:Yıl, A:Ay, G:Gün, #:Sıra)
Örnek: BHEF Banka Havale/EFT işlem kodu için “Diğer” belge türü seçilmiş, fişin tarihi 20.05.2025 ve fişin e-defter belge numarası için 25052001 numarası üretilir. Aynı tarihte BHEF işlem kodlu başka fiş varsa ona 25052002 numarası üretilir. Son 2 hane olan numara 99’u aşarsa 100, 101 şeklinde 3 haneli numara kullanılır.
Bu sayede normal düz Muhasebeleşme bile yapılsa e-Defter çekilmesi öncesi ‘Diğer’ belge numaralarının yeniden oluşturulması sayesinde yasal sorumluluktan kurtulunur.
e-Defter Muhasebe Fişi Diğer Belge Türü Vio ERP
