Başka Programlardan Fatura/Ekstre ve Dekont Bilgilerinin Excel Yardımıyla Aktarımı

 

 

 

Aralık 2023

---

Giriş

Genelde bir çok programda “Excel çıktısı” vardır. Bir çok programda stok, cari, gider vs. tarzı kodlara ait sabit bilgilerin aktarımı da kısmi düzeyde vardır.

Vio’da yukarıda belirtilen olanakların gelişmiş hallerinden başka aktarım için daha bir çok olanak vardır. Sabit bilgilerden sonra en çok istenen “devir bilgilerinin” toplu olarak içeri alınmasıdır. Vio’da Excel’deki cari bakiye, son stok durumu, çek-senet son durumu benzeri bilgiler “kopyala yapıştır” mantığı ile kolayca Vio’ya alınabilir.

Devir bilgisi yerine “hareketler” istenirse kritik öneme sahip 3 bilgi vardır

- İrsaliye ve fatura bilgisinin içerikli hali
- Cari ekstreler
- Mahsup stilindeki hareketlerin Genel Dekont hali

 

Bu doküman da Excel den bu üç kavramın hareket halinde nasıl yükleneceği anlatılacaktır.

Bu yapı sayesinde müşteri eski datalarındaki bilgileri Vio sisteminde önemli ölçüde görmeye devam eder.

Bahsedilecek olan Excel yüklemeleri genel anlamda “Yıl içinde Vio’ya geçildiğinde eski programdaki kritik hareketlerin Vio’ya aktarılması” olarak değerlendirilebilir.

 

Parametrelerin Aktif Edilmesi

Diğer/Genel/Parametreler/Ticari Aktarım Parametreleri altındadır.

 

Gerekli olan bilgiler işaretlenerek kaydedilince ilgili menü adımları /Sektörel/Bilgi Aktar/Özel Aktarımlar/Belge Aktarımı kısmına oluşur.

 

 

Ticari İrsaliye/Fatura Yüklemesi

Excel İrsaliye/Fatura Yükleme  adımına girince Excel’den yükleme sayfası açılır.

 

 

1-)Yüklenecek Excel dosyası buradan seçilir.

2-) “Örnek Göster” butonu ile yüklenecek Excel içeriğine ait baştan birkaç satır örnek olarak gösterilir. Zorunlu değildir fakat saha seçimlerinin daha sağlıklı ve hızlı olması açısından önemlidir.

3-) Bu kısımda programın Excel’i kaçıncı satırdan itibaren okumaya başlayacağı belirtilir.
(Örnek olarak asıl veri 4. Satırdan itibaren başlıyorsa ‘Başlık Satır sayısı’ kısmına =3 yazılmalıdır. Öyle ki işleme 4. Satırdan başlansın).

4-) Seçilen sahalar, Excel kolonlar sırasına uygun olmalıdır. (Örnek olarak gösterilen sahalara uygun olmalıdır). Excel’de alınmayacak bir saha varsa o saha için “<Alınmayacak>” sahası seçilir.

5-) “Başlat” butonu ile yükleme işlemi başlatılır.

Faturalar müşteri ve Fiş Numarası  bazında  gruplanarak içeri alınır. Art arda gelen satırlarda aynı müşteri ve Fiş Numarasına  ait çoklu satır ilgili fişin detay satırları kabul edilir.           

Aktarılacak kayıtlardaki “İrsaliye/Fatura”, “Alım/Satış” ve “Normal/İade” tipine bağlı olarak fişler ilgili adımlarda oluşur. (Örnek: Fatura, Satış, Normal için oluşan belge ‘Satış Faturaları’ adımında gözükür).

Not: Seçilmeyen bazı kolonlar için “varsayılan değerler” esas alınır.

          - İrsaliye/Fatura tipi seçilmez ise Fatura kabul edilir.

          - Alım/Satış tipi seçilmez ise Satış kabul edilir

          - Normal/İade tipi seçilmez ise Normal kabul edilir

 

Cari Ekstre Yüklemesi

Cari Ekstre yüklemesinde İrsaliye/Fatura yüklemesindekine benzer işlemler takip edilerek aktarım yapılır.   Cari ekstreye esas olan kayıtlardaki her işlem adı, tarih ve borç/alacak durumuna göre kayıtlar gruplanır. Her bir grup cari toplu işlem fişine ayrı bir fiş olarak işlenir.   (Örnek: Fatura işlemi, 20.Ocak.2023 tarih ve Borç kaydı olan kayıtlar tek bir fişe konur).

 

Fişler Finansal/Cari Hesap/Hareketler/Cari Toplu İşlem Fişleri altına kayıt edilir.

 

 

Genel Dekont Yüklemesi

Genel Dekont yüklemesinde önceki aktarımlar da yapıldığı gibi yapılır.

Genel Dekont diğer muhasebe adımlarının haricinde bir kısım kayıtların karşılıklı eşleşmesi mantığına dayalıdır. Genel Dekont muhasebe fişi gibi işlem görür. Bu durumda İrsaliye/Fatura ve Cari Ekstre dışındaki bazı bilgiler bu adıma yüklenir.

 

Fişler Finansal/Finans/Genel Dekont Fişlerinin altına kaydedilir.

 

 

---

Fatura extre fiş yükleme dekont excel aktarım ERP Vio