e-İşlem Mimarisi
Ekim 2021
e-İşlem belgeleri
Maliye bakanlığının 2013 yılında çıkardığı 433 sayılı Vergi usul Kanunu Genel tebliği ile Türkiye’de genel e-işlem yapısının önü açılmış oldu.
Maliye açısından e-İşlem belgelerinin temel amacı elektronik belge yapısına geçmek
Bu durumda
- Beyannameler ile belgeleri karşılaştırmak
- Alıcı ve göndericiler arasında çarpaz kontrolu yapmak
- Sonuçta vergi kaçağı olabilecek durumları önlemek
olarak kısaca özetlenebilir.
Öte yandan ticari firmalar için
- Kargo masrafından kurtulmak
- Kağıt fatura masrafından kurulmak
- Belgenin ulaşıp olmadığı kontroluna girmemek
- Çok daha rahat mutabakat yapmak
Gibi bazı avantajları vardır.
“e-işlem mimarisi” kısmında belirtileceği üzere tüm e-işlem belgeleri e-mail mantığı ile gönderici ve alıcısı olan bir mantıkla hazırlanır.
2013 yılından beri çıkarılan e-işlem belgelerinden aşağaki belge türlerine Vio Programı destek vermektedir.
- e-Fatura: Gönderici ve Alıcı e-faturaya tabi ise eski kağıt fatura yerine geçer
- e-Arşiv: Alıcı e-fatura tabi değilse eski kağıt fatura yerine geçer
- Gönderici e-fatura’ya tabi, alıcı e-fatura’ya tabi değilse ise mutlaka e-arşiv kesilir
- Gönderici e-faturaya tabi değil ise GİB’in belirlediği kurala göre e-arşiv kesilebilir, aksinde eski kağıt fatura düzenlenebilir (Aynı cari hesaba ait bir güne ait vergi dahil toplam 5.000 tl’ye ulaşırsa gibi)
- e-İhracat: Eski kağıt ihracat faturaları içindir. Alıcı yurt dışında olduğu için gönderilecek yer “Gümrük bakanlığı” kabul edilir
- e-İrsaliye: Eski kağıt irsaliyelerin yerine geçer. Gerçek alıcı varsa belirtilir. Plasiyerin mal taşıması gibi “gerçek alıcı” belirsiz ise irsaliye GİB’e gönderilir
- e-Müstahsil: Bu firma e-Faturaya tabi ise Müstahsilden yapılan alımlar e-Müstahsil olarak hazırlanır ve karşı şahsın gerçek iletişim yeri belirlenemediği için belge GİB’e gönderilir
Bunların haricinde
- e-SerbestMeslek
- e-GiderPusulasi
- e-Bilet
uygulamaları da vardır ve Vio şu an bu tür e-işlemlere destek vermemektedir.
e-İşlem Mimarisi ve e-Mail ile benzerliği
e-İşlem belgeleri “elektronik posta” (e-mail) mantığı ile çalışır.
e-mail mantığı ise eski klasik mektup yapısından gelir.
Klasik mektup yapısında
- Kağıt içine mektup içeriği yazılır
- Kağıt bir zarfa konarak gönderim için hazır hale getirilir
- Zarf üzerine gönderici ve alıcı bilgisi yazılır
- Ve Posta idaresi benzeri bir taşıyıcı ile gönderilir
e-Mail yapısında ise
- Konu ve İçerik birlikte hazırlanır (mektup içeriği)
- Ekstra zarflamaya gerek yoktur, bu hali ile gönderim için hazır kabul edilir
- Mail’de gönderici seçilir, alıcı yazılır
- Sonra e-postaları iletişim hizmeti veren (internet bağlantısı sağlayan yerlerden birisi olabilir) bir yerden mail gönderilir
e-Mail iletişim hizmeti veren sunucuda iken
- Alıcı kendisine ait veri gelmiş mi kontrol eder
- Bekleyen mail varsa bekleyenler kendisine gelir
e-İşlem belgelerinde ise
- Ticari fiş yardımıyla e-işlem belgesi (e-fatura, e-arşiv ...) formatına uygun XML hazırlanır
- Oluşan XML “mektup içeriği” kabul edilir
- Oluşan XML’de aynı zamanda gönderici ve alıcı “Ticari elektronik adres” belirtilmiştir
- Firma bir Özel entegratör ile anlaşmıştır. XML bu özel entegratöre gönderilir
- Özel entegratör bu firma adına Gib’den alınan izne dayanarak bu firmanın Elektronik imzasını kullanarak XML’i elektronik belge haline getirir (mektup içeriğinin kaşe ve imzalanması gibi)
- Özel entegratör alınan XML’e genel gönderici/alıcı benzeri bilgiler ile belge türüne ait bazı bilgilerden oluaşn ve “zarf” anlamına gelecek yeni bir XML hazırlar. Bu zarf XML içine bu firmanın gönderdiği XML’i de ekler (Zarfın hazırlanması, zarfın içine mektubun konması, zarf üzerine gönderici alıcının yazılması).
- Ayrıca bu zarf bilgisin özel entegratör kendi elektronik imzasını ekler. (Posta idaresinin kaşesi)
- Gib’e bu belge bildirilir
- Gib’den alıcıya destek veren özel entegratör sorulur
- Alıcıya destek veren özel entegratöre bu zarf iletilir
- Alıcıya destek veren özel entegratör belgeyi almış ise kendisinde saklar
Buraya kadar anlatılanlar gönderim ve karşıya ulaşım içindir ve genelde posta gönderim kurallarına uygun hareket edilir.
Bundan sonrası posta geldiği zaman yapılanlara aittir.
- Alıcı kendi özel entegratöründen rutin şekilde kontrol yapar (yeni posta gelmiş mi)
- Bu kontrol Özel entegratörün kendi sitesinde görsel olarak yapılabileceği gibi Ticari bir program ile otomatik bilgilendirme ile de olabilir
- Ticari program özel entegratörden gelen “aktarılmamış” belge numaralarını sorgular
- Özel entegratör sorgulanan belgelerin zarf içindeki XML verisini hazırlayarak Ticari programa gönderir
- Ticari program gelen XML’leri yorumlayarak bir liste halinde gelen bilgileri gösterir. XML üzerinde gönderici isim, VKN, Belge no, Tarih vs. kolayca gösterilir.
- Ticari program bu XML belgeyi ekstra yorumlayarak Ticari programa dahil edebilir
Buraya kadar anlatılanlara bakıldığı zaman aslında e-işleme tabi tüm belgeler aslında e-mail’e benzeyen bir mantıkla gönderilir ve alınır. eMail hizmet alınan bir servis sağlayıcı ile yapılabilir. e-işleme tabi belgeler ise GİB’den özel onay alan Entegratör veya Özel Entegratör yardımıyla alınıp verilebilir.
VİO Programları Özel entegratörlere veri gönderimi ya da veri alımı tarzındaki işlemleri detaylı şekilde takip etmektedir.
GİB Alias
“GİB Alias” e-işlem belgesi gönderen/alan firmaların Elektronik adresidir. Yani email’de geçen gönderici ve alıcı mail adresi gibi bir adrestir.
eMail sistemleri legal email adreslerini tutar ve o adresin hangi servis sağlayıcıdan yararlandığını tespit edebilir. e-İşlem belgelerini yöneten normal ve özel entegratörler GİB’den (Gelir idaresi) GİB Alias adreslerinin hangi sunuculara (IP Adresi ile) ait olduğunu tespit ederek gelen giden e-işlem belgelerini iletebilirler.
Ancak bu noktada bir kişinin çoklu mail adresi olması gibi bir firmanın da çoklu Gib Alias durumu devreye girer.
Bir firma genelde defaultpk@vioyazilim.com.tr benzeri tek bir Gib alias kullanır. Ancak firmanın farklı şubeleri, farklı departmanları için arzu ederse ayrı GİB Alias açma hakkı vardır (ankara@vioyazilim.com.tr gibi).
Şube yoksa dahi fatura ve irsaliye için ayrı gib alias kullanma hakkı da vardır. Bu yüzden otomatik olarak gönderilecek e-işlem belgeleri açısından Alıcı Gib alias (Fatura ve irsaliye) kesinleşmesi önemlidir.
e-faturaya tabi firmalar ve bunların Gib alias listesi Gelir idaresi tarafından sürekli güncellenmektedir.
Özel entegratörler bu listeyi GİB’den alabilir. Ticari programlar Özel entegratörlerden bunu alarak gerekli güncelleme sağlanabilir.
VİO programları e-Faturaya tabi firma ve bunlara ait Gib alias bilgilerini alarak kayıtlarını güncel tutabilmektedir. Bu amaçla Cari hesap Servis işlemlerinde anılan Güncelleme adımları vardır. Bu Güncelleme işlemleri manuel yapılabileceği gibi “Zamanlanmış bir görev halinde” istenen zamanlarda otomatik olarak yapılabilir.
e-İşlem Elektronik İşlemler e-İşlem Mimarisi e-Fatura Mimarisi e-Fatura Vio Vio e-İşlem Vio e-Fatura
