Alım e-İşlem İrsaliye-Fatura Dönüşümleri Yapısal Değişiklik
Temmuz 2021
Alım E-işlem İçeri Alma
Bu yazı Alım E-işlem ekranında ki yapısal değişiklik üstüne hazırlanmıştır. 5.5.3 sürümü ile birlikte Alım E-işlem ekranında artık yeni bir tuş üzerinden fiş kaydı oluşturularak irsaliye bağlantısı kurma işlemi fiş oluşturma ekranın üstünden devam edecektir.
Resim 1.1
Resim 1.1’de görüldüğü gibi Gelen E-işlem ekranında kırmızı kare ile çizilmiş olan tuş eklenmiştir ve bundan sonra fiş oluşturma işlemi bu tuş üzerinden devam edecektir.
Not: 01.09.2021 tarihinden itibaren eski tuşlar ekran üzerinden kaldırılacaktır.
Yeni butonun özelliği hem dönüşüm hem de düzenleme işlemini aynı anda yapabilmektedir. Böylece eski sistemde olduğu gibi önce dönüşüm yapıp arkasından da düzenleme işlemini yapmak yerine tek sefer de 2 işlem de yapılabilecektir.
Cari VNK Kontrolü
Alım E-işlem içeri alma işlemi sırasında sistem gelen faturanın hangi cariye ait olduğunu öğrenen bir yapıda tasarlanmıştır. Bu yapıda sistemin baz aldığı kriter VKN numarasıdır. “Vio Fişe Dönüştür” butonuna tıklandıktan sonra sistem eğer ki gelen VKN numarasını biliyor ise cari eşleştirmesini otomatik olarak yapacaktır. Bilmiyor ise cari eşleştirme ekranında “VKN İÇİN YENİ SATICI TANIMLA” butonuna basarak yeni bir cari kaydı açılır ve sistem bundan sonraki gelen ilgili VKN numaralı e-belgelerin tanımlanan cariye ait olduğunu öğrenir.
Resim 1.2
Resim 1.2’ de görüldüğü VKN için Yeni Satıcı Tanımı butonuna basıldığı zaman ilgili VKN numarası için cari kayıt ekranı açılmaktadır. Bu ekran üzerinden cari kayıt oluşturularak ilgili VKN numarasının bu cariye ait olduğu öğretilir ve bundan sonraki gelecek olan e-belgeler için sistem cari eşleştirmesini otomatik yapar hale gelmektedir.
Fiş Düzenleme Ekranı
Fiş hazırlık ekranı geldiği zaman, karşı taraftan gelen kod, ad veya barkod bilgisine göre sistem önceki tecrübelerine dayanarak stok veya hizmet kodunu eşleştirerek ekranı getirmektedir. Eğer karşıdan gelen bilgi sisteme ilk defa gelmiş ise sistem karşılığını boş bırakmaktadır. Böyle durumlarda sisteme karşılığını bir defa tanıtarak kayıt yaptığınız zaman sistem bu bilgiyi öğrenir ve daha sonra aynı bilgi geldiği zaman karşılığını doldurarak içeri alacaktır.
Resim 1.3
Resim 1.3’ de görüldüğü gibi ilk 3 satır karşılığı dolu gelmiştir. 4. Satırın karşılığı boştur. Sistem 4. Satırın karşılığına yapılan girişi öğrendiği zaman sonraki aynı içerikli bilgi geldiğinde karşılığını dolduracaktır.
İrsaliye Kontrolü
Fiş düzenleme ekranı geldiği zaman bu ekran içerisinde irsaliye eşleştirmesi yapılarak kayıt yapılmaktadır. Sistem irsaliye eşleştirmesinde öncelikle karşı taraftan gelen irsaliye numarasını tavsiye irsaliye olarak yazdırılacaktır. Eğer ki aynı cariye ait irsaliyeler arasında tavsiye irsaliye var ise o zaman sistem ilgili irsaliyeyi renklendirerek önerecektir.
Eğer tavsiye numaralı irsaliye sistemde yok ise irsaliye seçim ekranında tavsiye irsaliyeleri göster ibaresini işaretleyerek sistemin stok veya hizmet kodu ve miktarına göre size önereceği irsaliyeleri görerek kalabalık bir irsaliye listesi içerisinden seçim yapmaktan kurtaracaktır.
Resim 1.4
Resim 1.4’de görüldüğü gibi e-belgeden gelen irsaliye numarası önce irsaliye listesindeki tavsiye irsaliye kısmına yazılmıştır. Sisteme aynı numaralı irsaliye kaydedilmiş ise gelen irsaliye listesinde ilgili irsaliyenin yanında yeşil renk ile “Tav.” Şeklinde bir ifade düşülmüştür. Bu şekilde gelen listede sistem kullanıcılar için görsel olarak daha seçilebilir duruma getirmiştir.
Fatura kaydedilirken eğer ki gelen e-belgedeki dip toplam ile fatura dip toplamı tutmuyor ise sistem böyle bir durumda dip toplamların uyuşmadığına dair bir uyarı mesajı çıkaracaktır. Kullanıcı bu uyarıya devam diyerek herhangi bir işlem yapmadan kayıt işlemini bitirebilir ya da kayıt işlemini durdurarak ilgili düzenlemeleri yaparak dip toplamları eşitleyerek tekrar kayıt aşamasına geçebilir. Dip toplamların uyuşmaması konusundaki karar kullanıcı inisiyatifine bırakılmıştır.
Resim 1.5
Resim 1.5’te görüldüğü gibi sistem dip toplamların uyuşmadığı durumda bir uyarı penceresi çıkarmaktadır. Çıkan mesajda da olduğu gibi devam etmek ya da etmemek kullanıcı inisiyatifine bırakılmıştır.
İrsaliye-Fatura Miktar Kontrolü
Fiş düzenlemesi yapıldıktan sonra sistem irsaliye ve fatura içeriklerini karşılaştırarak hatayı minimize edecek şekilde davranmaktadır. Bu özellik parametreye bağlanmıştır.
Not: Parametrenin açık olmasını Vio Ekibi olarak müşterilerimiz için tavsiye ediyoruz.
İrsaliye kontrolünü yaptırmak için açılması gereken parametrenin ne olduğu belirtilmiştir. Bu parametre ekranına “Alım Genel Parametresi” menü adımından gelinmektedir.
Fiş düzenleme adımında irsaliye bağlantısı yapıldıktan sonra sistem irsaliye içeriği ile fatura içeriğini karşılaştırmaktadır. Bu karşılaştırmayı yaparken aşağıdaki maddeyi kontrol etmektedir.
- Stok veya hizmet kodu ile miktar uyumuna
Eğer bu aşamada herhangi bir uyuşmazlık var ise uyarı vermektedir ancak devam etmek kullanıcı inisiyatifindedir. Kullanıcı bu uyarıya devam et diyerek kayıt işlemini yürütebilmektedir.
Resim 1.6
Resim 1.6’ da görüldüğü gibi sistemde irsaliye kontrolü parametresi açıldıktan sonra miktar uyuşmama durumunda uyarılar vermektedir fakat devam etmeye engel bir durum yoktur burada kullanıcı inisiyatifindedir.
e-Fatura Alım Fatura Vio İçeri Alma Müşteri Belirleme Fatura Uyumluluk Faturaya İrsaliya Bağlama Fatura İrsaliye Uyumululuk
